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InfoReggae - Edição 79 Memória Institucional - Documentação 17 de abril de 2015 O Grupo AfroReggae é uma organização que luta pela transformação social e, através da cultura e da arte, desperta potencialidades artísticas que elevam a autoestima de jovens das camadas populares. Tem por missão promover a inclusão e a justiça social, utilizando a arte, a cultura afro-brasileira e a educação como ferramentas para a criação de pontes que unam as diferenças e sirvam como alicerces para a sustentabilidade e o exercício da cidadania.

Coordenador Executivo José Junior

Coordenador Executivo Adjunto Danilo G Costa

Coordenação Editorial Marcelo Reis Garcia

Diagramação Luiz Adrien O InfoReggae é uma publicação semanal e faz parte dos conteúdos desenvolvidos pela Editora AfroReggae.

Sede Rio de Janeiro Rua da Lapa, nº 180 – Centro Rio de Janeiro (RJ) +55 21 3095.7200 Representação São Paulo Rua João Brícola, nº 24 18º andar – Centro São Paulo (SP) +55 11 3249.1168 Contatos www.afroreggae.org facebook.com/afroreggaeoficial twitter.com/AfroReggae [email protected] É permitida a reprodução dos conteúdos desta publicação desde que citada a fonte. Reproduções para fins comerciais são proibidas.

Revisão Nataniel Souza

Apresentação O AfroReggae celebrou, em janeiro, 22 anos de sua fundação. Criado em 1993, a ONG construiu sua história a partir de um trabalho intenso na cidade do Rio de Janeiro.

Mas, como a grande maioria das instituições governamentais e não governamentais, deixou de pensar na organização de sua memória.

Em 22 anos foram projetos, programas, ações e muito trabalho, mas o tempo vai passando e a organização documental, fotográfica e técnica foram ficando de lado.

Em 2012, o Coordenador Geral, José Júnior, resolveu estruturar o Centro de Documentação do AfroReggae - CEDOC.

Começou aí um trabalho que não tem data para terminar, pois a organização das documentações histórica e legal deve ser realizada com muita atenção.

Esta edição do InfoReggae vai apresentar o trabalho do CEDOC - AfroReggae, visando com isso estimular que todas as organizações busquem, desde cedo, uma organização técnica de sua documentação.

Marcelo Reis Garcia Coordenador Editorial do InfoReggae

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MEMÓRIA SOCIAL

Catalogação de Vídeos e DVDS no CEDOC. Foto: André Santos

A memória social de uma Instituição se consolida a partir das pessoas e seus registros.

A documentação produzida ao longo de anos, sem duvida, é um registro especial e fundamental para ler e entender a trajetória institucional.

Quando se afirma que o Brasil é um país sem memória, não podemos dizer que é uma mentira. O cuidado e a preocupação com acervos seguem sendo esquecidos e, muitas vezes, descartados sem se notar a importância dos documentos.

A história e a memória social do AfroReggae estão ligadas de forma umbilical com as políticas sociais e culturais da cidade do Rio de Janeiro nos últimos 22 anos.

O sentido da memória social é garantir que todos os processos históricos da instituição possam ser entendidos com base em relatos e documentos, ao invés de contos dispersos.

A memória oral, um processo fundamental da organização histórica de uma instituição e que vamos tratar no próximo InfoReggae, precisa de documentos para ter, de fato, força histórica.

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Garantir a preservação e o tratamento da documentação institucional mostra-se fundamental para que uma instituição não se esqueça do que fez, de como fez, e para que esteja sempre atenta aos erros e acertos.

Quem não conhece sua história, corre sempre o risco de repetir erros do passado e consolidar problemas para o futuro.

O CEDOC AfroReggae é um espaço vivo, pois preservar o passado é preservar a vida e a inteligência institucional.

Quem entra no CEDOC não está fazendo uma viagem ao passado, e sim encontrando pistas fundamentais para avançar no presente.

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A ORIGEM DO CEDOC DO AFROREGGAE

Em 2012, foi preciso responder perguntas sobre projetos da instituição desenvolvidos na década de 90. Ao mesmo tempo, não se separava documentos históricos dos documentos correntes. Documentos correntes são os que estão em uso permanente. Documentos históricos são aqueles que retratam a trajetória da instituição.

Em uma busca por documentos, encontrou-se uma sala cheia de caixas com papéis, fotos, relatórios e comprovantes fiscais. Os documentos estavam amontoados em caixas box, sem identificação ou qualquer cuidado técnico. Era preciso agir e cuidar do material. Em cada caixa, uma nova descoberta sobre o AfroReggae.

A cada caixa aberta, perguntas eram feitas sobre relatórios, fotos, cartas, oficioso e vídeos. Cada caixa daquelas que, para os menos avisados, era apenas um amontoado de papel, trazia a vida da instituição ao longo de 20 anos.

Era preciso cuidar desta história e, muito mais que isso, era preciso ser responsável com esta história.

É importante utilizar luvas nas mãos para higienização documental. Foto: André Santo

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Para o CEDOC ser estruturado, o AfroReggae garantiu 5 movimentos:

1. Centralizou toda sua documentação histórica no mesmo espaço. 2. Organizou um espaço adequado para a equipe trabalhar. 3. Selecionou profissional especializado em tratamento e organização de arquivos. 4. Estabeleceu um Centro de Documentação permanente. 5. Deu autonomia técnica para a chefe do CEDOC na organização do trabalho.

Elisa Rosa é Coordenadora do Centro de Documentação do AfroReggae. Foto: André Santos

Nestes últimos dois anos e meio, o trabalho foi intenso. Vale uma conversa com a responsável do CEDOC, Elisa Rosa que coordena a implantação e estruturação do setor, desde sua criação.

AfroReggae: Elisa, quando você chegou no AfroReggae, qual era a situação dos documentos?

Elisa Rosa: Os Documentos se encontravam acumulados, uma grande massa documental sem método de tratamento arquivístico, acondicionado em caixa arquivo de papelão e armazenados no mesmo espaço entre outros produtos com reagente químico. Havia incoerência na informação, o assunto informado na etiqueta da caixa arquivo não era o mesmo do conteúdo documental. Dificuldade de uso e acesso da informação.

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Alguns documentos em um elevado grau de deterioração por falta de conservação. Foram encontrados documentos com a ação dos agentes biológicos (insetos, traças, baratas) e agentes físico-mecânicos (exposição à umidade e manuseio inadequado).

AR: Quando você viu a documentação, qual foi o primeiro pensamento que veio a sua cabeça?

ER: Desafio profissional. Estava diante de um grande acervo de documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades onde a instituição não tinha implantado uma gestão documental.

AR: Quais foram e são as maiores dificuldades que você encontra no trabalho?

ER: Toda empresa tem característica própria para a organização de seus documentos. A maior dificuldade encontrada no acervo do AfroReggae foi atender a solicitação por um documento. Devido a inexistência de organização arquivística eu não tinha a noção de como e onde buscar a informação.

Realizamos uma pesquisa a fim de conhecer a história institucional, entender as ações sociais e culturais do AfroReggae. Realizamos um levantamento minucioso do conteúdo documental e informacional do acervo e desenvolvemos a análise documental. Ao mesmo tempo tínhamos que disponibilizar o acesso aos documentos comprobatórios, fiscais e de memória.

Estas foram às dificuldades e continuam ainda a ser, porque o arquivo é dinâmico estamos em constante atividade, diversos processos metodológicos são realizados ao mesmo tempo, sempre visando melhorar a qualidade do atendimento, a criação de instrumentos facilitadores de acesso informacional, a preservação dos documentos e da informação.

A documentação anterior à implantação da gestão documental esta organizada, porém, devemos proceder com atenção redobrada sobre a organização dos novos documentos produzidos.

AR: Você já nota avanços no acervo?

ER: Sim. O CEDOC consegue atender a informação documental solicitada. Os documentos passaram pelo processo de avaliação, análise e higienização; realizamos o descarte pela aplicação da tabela de temporalidade quando autorizado por lei e pelo gestor do setor que produziu o documento; aumentamos o espaço físico com uma sala somente para as atividades do CEDOC; o documento textual (projetos, financeiro e RH) esta identificado, classificado, catalogado, acondicionado, digitado

no instrumento de pesquisa e disponibilizado para consulta interna; as

caixas arquivos estão acondicionadas em estantes adequadas e com arranjo físico por cores; os documentos produzidos pelo setor de comunicação (folder, revista, jornal) estão organizados em mobiliário e o acervo fotográfico esta catalogado.

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AR: Quais os maiores desafios que te aguardam pela frente?

ER: Aplicar a metodologia arquivística em todos os setores. A organização não deve ficar concentrada apenas na informação documental quando chega no CEDOC, a análise dos documentos deve ser iniciada no setor de origem; analisar e digitalizar documentos comprobatórios da atividade meio e relacionados a atividade fim; migrar a informação (referente a memória do AfroReggae) armazenada em mídias que se tornaram obsoletas para outro suporte de possível leitura; disponibilizar a informação avaliada como histórica para consulta e pesquisa; acompanhar, organizar a produção de documentos eletrônicos digitais e criar Manual de Procedimentos com toda metodologia aplicada na gestão dos documentos. Através deste manual a organização pode ser mantida ou adaptada de acordo com as novas necessidades do AfroReggae.

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O DESAFIO DAS FOTOGRAFIAS

Modelo de organização de fotos no CEDOC do AfroReggae. Foto: André Santos

Ao longo dos anos, as fotos foram sendo tiradas, sem que houvesse o devido registro do que elas representam.

No CEDOC do AfroReggae, existe um número enorme de fotografias sem data, sem identificação de quem são as pessoas na foto e do momento em que foi tirada.

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Para as fotos antigas só existem uma saída: procurar os trabalhadores mais antigos da instituição e, com eles, resgatar informações.

Muitas fotos continuarão sem ser identificadas, mas, nem mesmo assim, devem ser descartadas. Em vários momentos, novas rodadas de identificação podem ser organizadas.

Veja como uma foto antiga deve ser registrada depois do movimento de identificação. Foto: André Santos

E fica uma dica fundamental: toda nova foto que se tire deve ter sua identificação (data, evento e pessoas presentes na foto).

As fotos mais antigas serão, sempre, as mais difíceis de serem identificadas, mas nunca devemos desistir de resgatar suas histórias.

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UM DEBATE A SER FEITO As Organizações não Governamentais vivenciam uma série de dificuldades financeiras e de gestão.

É claro que cuidar da memória, documentação e de sua história não tem sido uma prioridade.

Existe, antes de tudo, a urgência de manter os projetos e pagar as contas.

Um debate fundamental que precisamos fazer diz respeito à memória das organizações governamentais no Brasil.

As Políticas Públicas no Brasil tem estreita relação com o trabalho desenvolvido pelas ONGs.

Temos três propostas para debater:

1- Que cada novo projeto financiado com recursos públicos garanta um plus de dois por cento para memória e registro. 2- Que as Prefeituras do país iniciem projetos de memória de financiamento das instituições em atividade há mais de 20 anos. 3- Que se organize cursos de preservação documental para as ONGs.

Catalogação de Vídeos e DVDS no CEDOC. Foto: André Santos

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O AfroReggae tem financiado seu Centro de Documentação com recursos próprios, pois entende e defende que cuidar de sua história e memória é uma iniciativa de respeito à cidade do Rio de Janeiro.

O AfroReggae espera que, em pouco tempo, possa abrir o CEDOC para pesquisas relacionadas a favela, pobreza, juventude, violência, música, artes, cultura negra e tantos outros temas que fizeram, fazem e farão parte do pulsar institucional do Grupo Cultural.

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