Vovó é Gerente de Projetos Fernando Ferreira Lazarini [email protected]

Lazarini Consultoria Rua Benjamin Constant 219 Palmares Paulista – SP

Resumo

O presente trabalho tem como objetivo apresentar que a lógica dos processos mostrados no PMBoK pode ser entendida por todos os envolvidos nos projetos empresariais, procurando simplificar o entendimento de metodologias em gerenciamento de projetos.

Palavras-chave: Soft skills, comportamento humano, liderança.

Introdução Com o avanço das novas técnicas e ferramentas em Gerenciamento de Projetos, a cada dia temos mais e mais formas de abordarmos as necessidades das partes interessadas, facilitando em muito o planejamento e controle dos projetos, No entanto, é crescente a necessidade de aprofundarmos nosso conhecimento nas chamadas soft skills, ou seja, melhorarmos nosso conhecimento a respeito comportamento humano e como podemos aprimorar nosso ambiente de negócios a partir deste conceito.

1. Fundamentação Teórica O Guia PMBoK descreve soft skills como "competências comportamentais que incluem capacidades tais como habilidades de comunicação, inteligência emocional, resolução de conflitos, negociação, influência, construção de equipe, e facilitação de grupos." (Project Management Institute, 2013, p.275) 1

Após muito desenvolvimento de técnicas e ferramentas, muito dinheiro perdido em tempo, desperdício de material, retrabalhos, perdas de contratos etc, entramos em um período em que é chegada a hora de olhar mais profundamente para as causas de tantos insucessos. E o "cuidado com o ser humano e suas peculiaridades" (Gonçalves; Campos, p. 1) é uma delas.

2. Metodologia. O CENÁRIO Eu estava ansiosa pois era dia de formatura. Meu neto Miguel, 30 anos, engenheiro eletricista, após muito estudo e intermináveis horas elaborando o trabalho de conclusão de curso, finalmente concluiu a pós-graduação em Gerenciamento de Projetos em conceituada instituição. Atuava no setor de óleo e gás e contava com a nova capacitação para alavancar a carreira. Como bom neto, ele estava vindo até minha casa para entregar o convite da festa de confraternização da turma. — Olá vovó, como está? Querido, estou muito orgulhosa de seu empenho nos estudos. Tenho certeza de que se seu avô Pedro ainda estivesse entre nós, estaria ainda mais orgulhoso, uma vez que ele também era engenheiro. Conhecemo-nos quando ele, ainda jovem, veio para cá para o início das obras da Hidroelétrica de Jupiá, no Rio Paraná. Gostaria de lhe oferecer esta caneta como presente de formatura. Ela pertenceu ao pai do seu avô, um grande advogado. Eu não estudei como gostaria, pois em minha época, quando as mulheres estudavam era a Escola Normal, para alfabetizarmos as crianças e cuidar dos nossos filhos. Era a época da revolução educacional iniciada por Branca Alves de Lima, a autora da famosa cartilha Caminho Suave. Os conhecimentos neste período não mudavam muito e o que mudava, pouca coisa ficávamos sabendo. Miguel, como sabe sempre gostei de ler, em especial adorava estudar biografias de grandes líderes de nossa História. Eu sei o que faz um engenheiro, um advogado e um professor, mas não sei o que faz um gerente de projetos. Você poderia me explicar? — Vovó o gerenciamento de projetos é uma disciplina administrativa ainda em desenvolvimento no Brasil, com muitas áreas de pesquisa, envolvendo códigos de ética, várias 2

técnicas e normas, além de gráficos de desempenho, diagramas de processos, planos de projetos, riscos, conceitos de qualidade etc., mas de forma simplificada, o gerente de projetos é responsável por fazer com que, coisas que são muito importantes para alguém ou para uma empresa, sejam entregues como foram solicitadas, ou seja, sem atraso, com qualidade esperada e sem que o cliente gaste mais do que estava planejado. Querido!, então eu também sou uma gerente de projetos. Preciso lhe contar sobre noivado de sua mãe, que aconteceu há 30 anos. Sente-se pois quero que ouça esta linda história. Flávia, sua mãe, sempre foi muito independente e impulsiva. Um belo dia, resolveu que ficaria noiva de seu pai. Marcou então a data do noivado com antecedência de quatro meses e estava decidida, apesar dos apelos de seu avô, de que era um pouco nova para compromissos sérios e que os seus estudos ainda precisavam ser concluídos. Nada adiantaram os insistentes pedidos, pois ela estava determinada. Tínhamos tempo suficiente para todos os preparativos, uma vez que pensávamos em uma cerimonia intima em nossa própria casa. Tudo estava dentro do previsto com relação ao prazo e orçamento, que, por sinal, era bem limitado. Eu não era uma especialista no assunto, mas tinha alguma experiência de vida. Até aí, eu estava tranquila. Em uma manhã, fomos surpreendidos. Um novo fato indicou com que todo o planejamento deveria ser alterado. Naquele dia o olhar de sua mãe estava carregado, uma mistura de medo e receio, coisa rara de se perceber naquela menina. Após uma longa, difícil e franca conversa, pudemos verificar que o cenário havia mudado. Já não tínhamos mais quatro meses para um noivado e sim apenas curtos dois meses para um casamento. Hoje as consequências podem não ser tão grandes, mas naquela época, uma gravidez aos 17 anos, poderia gerar sérios problemas, principalmente em uma pequena cidade do interior. Tive que dialogar muito com seu avô, pois ele era muito resistente a esta nova situação, uma vez que fora educado em rígidos colégios religiosos nos anos de 1950. Após muito pensar, tive a convicção que este fato, totalmente inesperado, precisava ser tratado de uma forma diferente de tudo o que eu já havia conduzido, pois “a maioria de nossos chamados raciocínios consiste no encontro de argumentos para continuar acreditando no que acreditávamos” (CARNIGIE, 2005, p. 177). Temos a tendência em insistir no que já sabemos, mesmo à custa de nosso sofrimento. 3

Tínhamos apenas dois meses e nada mais. O orçamento para uma festa era bastante restrito, mesmo tratando de uma pequena cerimônia e eu não tinha nenhuma experiência em eventos e festas deste tipo. Tudo isto muitas vezes nos causa dúvidas, medos e receios. Quantos percalços ocorrendo ao mesmo tempo e exigindo posturas quase que imediatas. Sempre temos mais possibilidades do que a primeira impressão nos mostra, uma vez que “nada é difícil se for dividido em pequenas partes”. (FORD, 2015) Decidi que eu tinha que fazer acontecer, tomar uma ação a fim de solucionar este impasse, pois pelo lado de sua mãe, havia inexperiência e, pelo lado do seu avô, várias e severas restrições. Finalmente norteei minhas ações em um ensinamento de Madre Tereza de Calcutá que dizia “seja fiel nas pequenas coisas porque é nelas que mora a sua força” (CALCUTÁ, 2015), uma vez que por mais complicado que seja nossa situação, devemos sempre fazer as coisas simples e agir de forma simples.

A INICIAÇÃO Verifiquei que apesar de ser uma festa para várias pessoas, havia três participantes que eram os mais envolvidos: eu, meu marido e minha filha. A partir dos principais interessados, todas as ações e responsabilidades poderiam ser atribuídas. Determinei e comuniquei e que eu seria a pessoa que coordenaria todos os trabalhos, bem como assumiria a responsabilidade de quaisquer que fossem os resultados. Registrei em um documento a data provável do casamento, custo previsto, o que deveria ser feito e o que não seria feito. Assinei e pedi para que sua mãe e seu avô assinassem a ata desta reunião, pois coisas importantes são e devem ser registradas em papel. Estávamos adotando uma nova forma de trabalho e junto com ela viriam as naturais resistências ao novo, pois “na verdade as pessoas resistem para protegerem-se”. (FERNANDES, 2005, p. 70).

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O PLANEJAMENTO Apesar de ter concordado, seu avô estava muito relutante com relação a participar dos trabalhos e a disponibilizar os valores necessários. Notei que ele não teria um comportamento otimista, ou, como dizem hoje, não seria proativo. Assim, alterei a estratégia para tentar conseguir seu empenho, pois o “guerreiro supremo não ataca nem o corpo nem a mente. Ele ataca o coração” (HOMEM-ARANHA, 2002), sem derramar uma gota de sangue. Tinha convicção que sem o apoio do seu avô não teríamos sucesso na realização do casamento em circunstâncias tão adversas. Certa noite, antes de dormir, comentei com seu avô sobre a nossa festa de casamento, abri nosso álbum e, discretamente, falei sobre sua tia Anita, a qual nasceu em uma época em que a medicina, possuía pouquíssimos recursos para recémnascidos em situação de alto risco. Em poucos meses, apesar de todos os esforços dos médicos, ela partiu. No entanto, logo em seguida, fomos presenteados com um novo bebê, a sua mãe. A partir deste momento, os trabalhos ganharam um novo ritmo e um novo aliado, o engenheiro Pedro, seu avô. Comprei uma pasta tipo arquivo com algumas divisões, para organizar todas as informações, onde armazenaria o meu plano para a realização do casamento e todos os registros ao longo do tempo. Lembrei da época em que era professora e de que as minhas melhores aulas eram aquelas em que fiz um bom planejamento anterior, conduzindo os alunos para um objetivo bem traçado. Assim era possível usar a criatividade e contornar melhor as situações não previstas, que sempre ocorrem. Escreveria meu planejamento a lápis, para que os planos pudessem ser ajustados sempre que fosse necessário. Além do mais, escreveria tudo de forma pormenorizada, pois como dizia o Papa João XXIII que em seu Decálogo da Serenidade, “um bom plano evita dois males: a pressa e a indecisão” (FEDERAÇÃO ESPÍRITA DO PARANÁ, 1996, Faixa 13). Com o planejamento podemos atingir três resultados: fazer as coisas acontecerem, tomar melhores decisões operacionais de rotina e assumir o controle evitando ser controlado, fugindo da “inércia do passado” e das “forças desconhecidas do futuro” (LOEN, 1983, p. 44-46). O bom planejamento evita muito sofrimento. Tinha consciência de que muito do que planejaria em um primeiro momento, fatalmente sofreria alteração com o passar do tempo e desta forma eu teria que estar sempre melhorando 5

os planos, sempre levando em conta possíveis cenários diferentes, sem, no entanto perder de vista as diretrizes e o objetivo principal que foram acordados anteriormente. Também pude utilizar minha experiência como dona de casa, quando aprendi que a boa organização de um lar passa por uma rotina bem conduzida. Desta forma ficou evidente que todos os envolvidos deveriam seguir também um roteiro preestabelecido para as ações, visando os objetivos traçados. Como método de organização, fomos para o escritório e cada um pode falar suas ideias livremente, sem interrupção ou sem censura, pois precisávamos de criatividade para vencer este desafio. Após esta primeira reunião, compilamos as melhores ideias e definimos quais boas soluções do grupo seriam implantadas na realização da festa. Após determinar o que cada um deveria fazer, decidi que utilizaria simples conceitos da administração de uma casa para organizar o tempo, onde podemos lavar a roupa ao mesmo tempo em que lavamos a louça, trabalhar até mais tarde para adiantar a organização dos armários ou aumentar o número de responsáveis para garantir que a faxina, tarefa muito importante, termine no final do dia e não no dia seguinte quando normalmente temos outros afazeres. Também determinei a estimativa do custo e o responsável de cada atividade, bem como o critério de aceitação, ou seja, o parâmetro para que a tarefa pudesse ser dada como concluída. Estimulei e pratiquei o conceito que todos os envolvidos deveriam manter forte comunicação entre si, pois tinha um sentimento que apesar de saber onde queria chegar, sem uma comunicação efetiva entre todos os participantes, não teríamos sucesso. Montei uma sala de guerra, onde todos poderiam ter acesso às informações sobre os objetivos a serem alcançados, onde pude afixar na parede um cronograma de tarefas com os pontos de controle e os responsáveis, bem como onde seriam feitas as reuniões, as tomadas de decisões e as definições das próximas tarefas de cada um. Assim agiam Roosevelt e Churchill (BERCUSON; HERWIG, 2007, p.145) em suas salas de guerra, para resolver os inúmeros e complicados problemas de um conflito mundial. Também sempre tive a certeza de que não podemos cobrar um bom trabalho de quem não sabe o que tem para fazer, então expliquei a todos os envolvidos quais eram as metas gerais e as individuais do casamento e as entreguei por escrito. Cada um foi treinado até que tivéssemos segurança de que desempenhariam seu papel com a qualidade esperada. Alguns 6

colaboradores foram remanejados e outros infelizmente substituídos, pois não apresentaram competência para as tarefas que seriam alocadas. Era assim que eu fazia quando contratava uma nova funcionária para cuidar da minha casa. Mas houve uma situação em que não foi possível o treinamento para preparar alguns pratos, pois haviam convidados que tinham restrições alimentares por motivos religiosos. Deveríamos preparar refeições especiais. Após pensarmos, na sala de guerra, decidimos chamar um especialista em culinária judaica. O primidova zupa, o latkes e o bolo de amêndoas estavam maravilhosos. Quantos elogios! Surpreendemos os convidados, pois esse profissional também entendia de cerimônias. Ajudou-nos com relação à disposição dos pratos, talheres e copos, bem como arranjos de flores. Suas contribuições foram além do esperado. Seu avô levantou uma questão: “será que as amigas que ofereceram-se como voluntárias teriam um bom desempenho em uma tarefa tão delicada, uma vez que geralmente laços afetivos atrapalham empenho profissional? Expliquei a ele que nesta situação eu usaria a liderança e a amizade, porém mais liderança, pois durante os preparativos o objetivo final é que deveria prevalecer. Antes do início dos trabalhos, formalizamos, assinamos e arquivamos nosso plano de trabalho, onde constavam o que fazer, as pessoas envolvidas, o cronograma das tarefas, os custos, os riscos envolvidos, o modo como seriam feitas as compras e o critério de qualidade para a aceitação de cada etapa. Durante o planejamento evitei a todo custo o início dos trabalhos, pois nesta etapa é que podemos nos concentrar em identificar da melhor forma possível a real dimensão de nossa responsabilidade.

A EXECUÇÃO

Após todas as definições do plano de trabalho era hora de executar as ações para materializar nossos objetivos. Logo após começarmos, houve um momento de grande conflito. A noiva, devido à influência de revistas de moda, opinião das amigas etc., começou a exigir novas decorações, alterações de cardápio e diversas mudanças no que tinha sido estabelecido como meta. Isto não 7

só estava atrapalhando os trabalhos, como gerando estresse em seu avô. Sua mãe alegava que queria surpreender a todos os convidados. Tive que dizer não, pois havia alguém com autoridade em tudo, uma vez que seu comportamento poderia prejudicar o objetivo final. Mostrei a ela o documento em que todos assinaram antes do início dos trabalhos. Também não acertei sempre. Algumas vezes, minha filha estava com a razão sobre a cerimônia apesar de sua idade e em outras, seu avô sobre a comida, apesar de não entender de cardápios. Algumas vezes insisti no erro gerando perda de tempo e desgastando a equipe. Aprendi que “existe certo grau de satisfação em se ter coragem de admitir o próprio erro. Não apenas alivia a sensação de culpa e a atitude de defesa, como também com frequência ajuda a resolver o problema criado pelo erro”. (CARNIGIE, 2005, p. 190) Aprendi que perdemos muito quando gastamos mais tempo gerenciando nosso ego do que o trabalho a ser desenvolvido.

O MONITORAMENTO E CONTROLE

Todas as noites eu revisava as tarefas encerradas, as atrasadas e as ainda aguardavam inicio. Semanalmente, fazia um relatório sobre a situação em que cada tarefa se encontrava. Esta era a parte preferida de seu avô. Após algum tempo, ele perguntava como estava o andamento dos trabalhos e queria saber a porcentagem concluída de cada tarefa. Oferecia até algumas dicas do que aprendeu como engenheiro, como gráficos de desempenho, a quantidade dos recursos já utilizados etc. Desta forma, era possível uma melhor visualização dos resultados. Caso estivéssemos desviando das metas, seria possível corrigir a tempo. Esta era a “hora mágica”, quando era possível reconectar com nossos objetivos e visualizar novos horizontes não detectados no planejamento. Não é possível ver todos os detalhes no primeiro momento. Também eu ia fazendo elogios ou corrigindo as tarefas dos colaboradores. Corrigindo de forma reservada e elogiando em público, ia orientando o trabalho e motivando os envolvidos ao mesmo tempo em que as tarefas eram realizadas. Agia assim pois aprendi que “magoar as pessoas, além de não modificá-las, jamais as desperta para suas atividades” (CARNIGIE, 2006, p. 76). Acho que é um estilo de liderança, não é mesmo?

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OS ENTREGÁVEIS E o grande dia chegou. O ambiente estava muito bonito. Todos os convidados já haviam chegado e todos os pratos estavam prontos para serem servidos. Por alguns instantes esquecia que era mãe da noiva e continuava a verificar se as mesas estavam todas bem-postas, se a decoração não tinha nenhum detalhe a ser corrigido ou se a gravata de seu avô estava com o nó bem atado. Lembrava a todos do que havíamos treinado e simulado para momento de servir as entradas, as bebidas, o prato principal ou quando algum imprevisto acontecesse, como talheres derrubados, copos quebrados ou falta de cadeiras para os convidados atrasados. Então, voltei a ser a mãe da noiva, apertei a mão do seu avô e finalmente pude ver materializado tudo o qual nos dedicamos no planejamento. Após nos despedirmos dos noivos, voltei a gerenciar a equipe, pois muitas atividades planejadas logo no início deveriam ser executadas neste momento, como recolher talheres, limpar o ambiente, guardar com cuidado os copos em caixas adequadas, etc. O gerenciamento é permanente, você não concorda?

O ENCERRAMENTO Após duas semanas do término da cerimônia, ainda recebia cartões e mensagens, nos parabenizando pela bela recepção que havíamos proporcionado. É claro que estas mensagens traziam uma grande sensação de dever cumprido. Todas eram guardadas, carinhosamente, na pasta de documentos. Neste cenário de congratulações, também recebi felicitações das pessoas que fizeram parte da equipe de trabalho. Muitas disseram que a forma de planejamento, que fora adotada, facilitou, em muito, as atividades executadas, além disso, o suprimento de materiais foi praticamente contínuo, eles chegaram com boa qualidade e na hora precisa. As pessoas sempre sabiam o que fazer, por que fazer, como fazer, quando começar e quando terminar. Estes aprendizados foram armazenados na pasta de documentos, para que no futuro pudessem ser novamente utilizados, caso necessário. Fiquei com o coração um tanto apertado, no momento de dispensar as pessoas que me ajudaram a cumprir essa missão que era de minha total responsabilidade. 9

Todos os fornecedores e pessoas contratadas já haviam sidos pagos e os contratos formalmente encerrados. Seu avô cuidou de tudo pessoalmente e atualizava os relatórios, mesmo após a cerimonia, arquivando-os na pasta. O bom gerenciamento normalmente termina após as entregas contratuais. No entanto, não sabia o que, mas tinha uma sensação de que ainda faltava algo para que eu pudesse finalizar tudo aquilo. Em uma manhã de domingo, acordei cedo para preparar o café, quando encontrei sobre a mesa um lindo buquê de flores com um cartão, onde pude ler: - “Papai e mamãe, o casamento superou todas as nossas melhores expectativas. Com carinho. Flávia e Eduardo”. Não foi possível conter a emoção. Minhas responsabilidades tinham chegado ao fim. Peguei uma folha de papel em branco, colei o cartão e anexei-o ao final da pasta de documentos. Já estava saindo da sala, quando parei e retornei, peguei uma folha em branco, anexei-a ao final da pasta e, finalmente, pude escrever, não a lápis mas com a velha caneta tinteiro de seu avô e com a sensação do dever totalmente cumprido, PROJETO ENCERRADO. Então retornei. Seu avô aguardava o café. Fiquei algum tempo com o olhar um pouco distante, olhando para o nosso jardim. — Em que está pensando querida? – disse seu avô. — Em que estava pensando, vovó? – indagou Miguel. Meu neto, eu estava pensando o quanto todos os envolvidos tinham aprendido com esta nova forma de fazer as coisas. E, naturalmente, estava ansiosa para gerenciar meu próximo projeto. Esta é a história do noivado/casamento de sua mãe. Mas que indelicadeza a minha. Falei tanto que não deixei você explicar o que faz um gerente de projetos. — O Gerenciamento de Projetos é uma disciplina muito dinâmica cujos conceitos estão sempre se renovando e novos métodos e ferramentas surgindo a toda hora. Para meu desenvolvimento, pretendo aplicar o que aprendi no meio acadêmico, o que tenho vivido no meio empresarial e somar às sábias lições que ouvi agora. Querido, então é uma profissão linda, pois pelo pouco que disse, acredito que um gerente de projetos precisa viver “a beleza de ser um eterno aprendiz”. (NASCIMENTO JUNIOR, 1982, faixa 1) O aprendizado é ciclo infinito e nunca deve parar. 10

Um oceano de possibilidades por ser aberto em sua nova carreira. Novos desafios, novos sucessos, novos erros, novos aprendizados. Lembre-se então que “é fundamental estarmos preparados para o que nos reserva o oceano”. (GEIJER, 2015) Só me resta lhe desejar muito sucesso. Seja simples e faça acontecer. — Obrigado vovó.

3. Resultados Ao longo de minhas experiências pude experimentar muitos casos onde a incorreta análise do fator humano determinou o fracasso, o desperdício, a pouca rentabilidade ou o sucesso com pouco valor agregado. A liderança eficaz sempre será pautada no alinhamento dos objetivos do projeto com os valores mais enraizados das partes interessadas. A motivação sempre virá de dentro para fora, sendo o papel do líder abrir as comportas do entendimento com as soft skills corretas.

Conclusões. Uma nova era para o Gerenciamento de Projetos está sendo desenvolvida a partir do reconhecimento de um vasto campo de pesquisa que é a emoção humana. Este novo campo de trabalho irá esbarrar em nosso orgulho, egoísmo, teimosia, egocentrismo, falta de humildade e tantas outras tendências do comportamento humano. As novas necessidades de produção irão demandar uma nova forma de criatividade, de venda de ideias e principalmente rápidas adaptações, onde seremos impulsionados ao indispensável aprendizado do comportamento humano.

Referências BERCUSON, D.; HERWIG, H. Um natal em washington: o encontro secreto de roosevelt e churchill que mudou o mundo. Rio de Janeiro: Ediouro, 2007. 331 p. CALCUTÁ, M. T. Pensador: colecione e compartilhe frases, poemas, mensagens e textos. Madre Tereza de Calcutá. Disponível em http://pensador.uol.com.br/autor/madre_teresa_de_calcuta/3/. Acesso em: 10 jan. 2015. 11

CARNEGIE, D. Como fazer amigos e influenciar as pessoas: 51. ed. São Paulo: Companhia Editora Nacional, 2006. 312 p. DIFFENDERFFER, B. O líder samurai: liderando com a coragem, a integridade e a honra do código samurai. Rio de Janeiro: Campus, 2006. 190 p. FEDERAÇÃO ESPÍRITA DO PARANÁ. momento espírita: Curitiba: Novembro, 1996. Faixa 13. 1 CD. FERNANDES, D. B. Análise de sistemas orientada ao sucesso: por que os sistemas falham? Rio de Janeiro: Ciência Moderna, 2005. 240 p. FORD, H. Pensador: colecione e compartilhe frases, poemas, mensagens e textos. Disponível em http://pensador.uol.com.br/frase/MTAxNDcyMA/. Acesso em: 10 jan. 2015. GONÇALVES, V; CAMPOS, C. Gestão de mudanças: o fator humano na liderança de projetos. Rio de Janeiro: Brasport, 2012. 118 p. GEIJER, E. APAGINADAVIDA. lembranças, fotos, charges, comentáriose notícias do cotidiano. Disponível em http://apaginadavida.blogspot.com.br/2014/10/parabens-voce-nestadata-querida-muitas_15.html. Acesso em 09 fev. 2015. HOMEM-ARANHA. 1 Fita de vídeo. DTS, SDDS, Dolby Digital, 35 mm, projeção 1,85: 1. Direção: Sam Raimi. Sony Pictures, 2002. LOEN, R. Administração eficaz: um guia prático para o administrador realizar menor número de tarefas com maior eficácia para a empresa. 6. ed. Rio de Janeiro: Zahar Editores, 1983. 338 p. NASCIMENTO JUNIOR, L. G. O que é, o que é. Intérprete: Gonzaguinha. In: Caminhos do Coração. Rio de Janeiro: EMI-Odeon, 1982. 1 CD. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um guia de conhecimento em gerenciamento de projetos. 5. ed. Atlanta. 2013. 567 p.

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