TM Rio 2016
eSocial Novos caminhos da fiscalização eletrônica
O que muda?
Consolidação de todas as informações relacionadas à folha de pagamento, incluindo: • Remuneração e benefícios; • Normas coletivas;
Renda Retido na Fonte (Dirf) deve ocorrer até 2015.
Mudança na rotina da empresa com relação a: • Processos e procedimentos;
• Reclamações trabalhistas; • Depósitos judiciais;
• Necessidade de maior interação entre as áreas;
• Retenções previdenciárias em notas fiscais (terceirização).
• Revisão diária das informações enviadas ao Fisco;
O eSocial irá substituir o Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e de Informações à Previdência Social (GFIP) e o Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad). A substituição da Declaração do Imposto de
• Avaliação do headcount, de forma a atender às exigências da Receita; • Ambiente tecnológico, que deverá estar adequado para atender a esse novo cenário.
Como se preparar? Painel de riscos
Mapear Quality assurance cadastro das informações que serão migradas Políticas internas gestão de mão de obra
Operações/ processamentos
Reclamações trabalhistas/ depósitos judiciais
Terceirizados
Benefícios indiretos
Obrigações acessórias (GFIP e Manad)
Ajustar Retificações de gaps identificados no diagnóstico realizado na etapa anterior Organização de prontuários ativos e inativos
Aderência às normas coletivas de trabalho nos cálculos da folha de pagamento
Tabela de incidências (INSS, FGTS, IRRF) e parametrização dos cálculos da folha
Certificar Testes de efetividade e aderência
Cenário A fiscalização eletrônica cruza de forma ágil, precisa e abrangente, inúmeros dados fiscais de contribuintes. O eSocial, que será exigido para os eventos ocorridos a partir da competência de janeiro de 2014, é um dos sistemas de Escrituração Fiscal Digital que se encaixa neste formato de fiscalização. É a mais recente ferramenta da Receita Federal do Brasil (RFB) para mitigar a sonegação fiscal no ambiente de folha de pagamento e contribuições previdenciárias. Em suma, o eSocial reunirá informações em uma base de dados compartilhada por diversos órgãos do governo, incluindo, além da RFB, órgãos como a Previdência Social, Justiça do Trabalho, Caixa Econômica Federal e Ministério do Trabalho e Emprego. Se, por um lado, estima-se que haverá simplificação do cumprimento das obrigações acessórias a longo prazo, por outro, o novo sistema fará com que as empresas brasileiras precisem contar com uma equipe treinada e capacitada para consolidar todas as informações relativas
às obrigações acessórias. Portanto, a curto e médio prazos, a chegada desse sistema traz ainda mais desafios ao já complexo ambiente tributário, trabalhista e previdenciário do País.
Como a EY pode ajudar Para ajudar essas empresas, a EY desenvolveu uma prática especial de assessoria na gestão trabalhista e previdenciária, que conta com uma equipe multidisciplinar composta por cerca de 100 profissionais especializados e distribuídos em 12 cidades brasileiras. Oferecemos ferramentas eletrônicas exclusivas, capazes de verificar o cumprimento das obrigações acessórias e apontar eventuais divergências, reduzindo, dessa forma, a exposição a riscos trabalhistas e previdenciários. Como profundos conhecedores do assunto, estamos envolvidos em diversos fóruns de discussão com as mais variadas indústrias, bem como a área de governo e setor público.
O que muda?
Consolidação de todas as informações relacionadas à folha de pagamento, incluindo: • Remuneração e benefícios; • Normas coletivas;
Renda Retido na Fonte (Dirf) deve ocorrer até 2015.
Mudança na rotina da empresa com relação a:
• Depósitos judiciais;
• Necessidade de maior interação entre as áreas;
• Retenções previdenciárias em notas fiscais (terceirização).
• Revisão diária das informações enviadas ao Fisco;
O eSocial irá substituir o Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e de Informações à Previdência Social (GFIP) e o Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad). A substituição da Declaração do Imposto de
• Avaliação do headcount, de forma a atender às exigências da Receita; • Ambiente tecnológico, que deverá estar adequado para atender a esse novo cenário.
Como se preparar?
Políticas internas gestão de mão de obra
Operações/ processamentos
Reclamações trabalhistas/ depósitos judiciais
Terceirizados
Benefícios indiretos
Obrigações acessórias (GFIP e Manad)
Ajustar Retificações de gaps identificados no diagnóstico realizado na etapa anterior Organização de prontuários ativos e inativos
Aderência às normas coletivas de trabalho nos cálculos da folha de pagamento
Para o eSocial, será necessário formar no mínimo três frentes de trabalho:
Pessoas • Análise do quadro de pessoal para identificar a adequação dos perfis atuais diante das novas necessidades impostas pela EFD-Social; �• �Identificação das posições que precisam de reforço, verificando se faltam pessoas de perfil técnico ou administrativo;
Mapear
Tabela de incidências (INSS, FGTS, IRRF) e parametrização dos cálculos da folha
Certificar Testes de efetividade e aderência
São Paulo Frederico H. God | Sócio-líder
[email protected] + 55 11 2573 4495 Carlos Antonaglia | Sócio
[email protected] +55 11 2573 4495 Tatiana Carmona | Diretora
[email protected] +55 11 2573 3740 Marcelo Godinho | Gerente sênior executivo
[email protected] +55 11 2573 3491
Rio de Janeiro
Curitiba e Porto Alegre
�• Redesenho de funções e responsabilidades;
Painel de riscos
Fale com nossos profissionais de Labor and Social Security:
Leonardo Biar | Gerente sênior executivo
[email protected] +55 21 3263 7255
• Processos e procedimentos;
• Reclamações trabalhistas;
Quality assurance cadastro das informações que serão migradas
Oferecemos ferramentas eletrônicas exclusivas que verificam o cumprimento das obrigações acessórias e apontam eventuais divergências, reduzindo, dessa forma, a exposição a riscos trabalhistas e previdenciários.
�• Análise da possibilidade de direcionar parte das novas atividades a uma empresa prestadora de serviço especializada a fim de manter o foco da empresa em seu core business.
Tecnologia da Informação • Avaliação do ambiente de TI que dá suporte às operações que serão integradas à EFD-Social; �• Mapeamento das necessidades de mudança de plataformas e sistemas ou de melhorias no sistema utilizado; �• Realização de parametrizações na folha de pagamento; �• Identificação de alternativas para interligar as áreas usuárias de maneira que as
informações geradas para a EFD-Social passem por validação antes do envio à RFB e ao Ministério do Trabalho.
Milena Oliveira | Gerente sênior
[email protected] +55 41 3593 0704
Processos e operações
Risco potencial associado
Quality assurance
• Migração de dados inconsistentes • Perda financeira: exposição a autuações nos últimos cinco anos
Políticas internas
• Desrespeito a preceitos estabelecidos em normas internas, a exemplo de concessão de eventuais benefícios, fluxo de aprovações para promoções, pagamentos de salários etc. • Políticas internas não aderentes à legislação trabalhista e previdenciária em vigor • Mobilidades locais e globais de colaboradores não aderentes à legislação aplicável
Operações/Processamentos
• Processos não aderentes ao timming de informações requeridas • Transmissão de obrigações inconsistentes • Falta de controle de cotas de pessoas com deficiência e menores aprendizes
�• Desenvolvimento de interface entre as áreas;
Normas coletivas
�• Identificação dos pontos críticos que podem impactar a operação das áreas usuárias para geração das informações ao Fisco, verificando tanto a qualidade dos dados divulgados quanto o cumprimento dos prazos.
• Pagamentos a menor em razão de não atualização dos parâmetros na folha • Multas por descumprimento de normas coletivas • Greves e ações movidas pela entidade sindical
Benefícios indiretos
• Problemas relacionados à integração ao salário (revisão antecipada possibilita correções) • Divergências entre valores pagos e contabilizados • Conciliação de movimentações (inclusões, alterações e exclusões)
Tabelas de incidências
• Classificação de eventos sem estar de acordo com a tabela RFB • Deixar de apropriar créditos decorrentes de recolhimentos a maior • Enquadramentos previdenciários sem aderência à legislação
Terceirizados
• Exposição a vínculo de emprego e terceirização de atividade-fim • Divergências entre prestadores cadastrados no Manad e reportados em GFIP • Retenções previdenciárias não realizadas sobre as notas fiscais
Giuliano Cintra | Gerente
[email protected] +55 81 3201 4815
Reclamações trabalhistas e depósitos judiciais
• Exposições fiscais: ausência de reporte em GFIP e Dirf • Divergência de informações entre contabilização e extratos bancários • Risco de imagem
Salvador
Obrigações acessórias
• Divergência de informações entre as obrigações acessórias • Exposição à fiscalização eletrônica da RFB, que pode implicar perda financeira
Estrutura dos negócios Definição de matriz de responsabilidades por meio de: �• Revisão dos papéis das áreas envolvidas; �• Definição de acordos operacionais; �• Escolha de responsáveis pela transmissão, revisão e alteração das obrigações acessórias;
Atenção: O eSocial será exigido para os eventos ocorridos a partir da competência de janeiro de 2014. A empresa que não se adequar às mudanças corre o risco de registrar perdas financeiras decorrentes de multas por inconsistências nos dados reportados. Confira ao lado os riscos aos quais a sua empresa está sujeita:
Belo Horizonte Joelma Figueiredo | Gerente sênior joelma.fi
[email protected] +55 31 3232 2105
Campinas Mario Felício | Gerente
[email protected] +55 62 3605 1107
Fortaleza e Belém Sany Guerra | Gerente sênior
[email protected] +55 85 3392 5654
Recife, Goiânia e Brasília
Naim Kalil | Gerente
[email protected] +55 71 3501 9051
EY | Auditoria | Impostos | Transações Corporativas | Consultoria Sobre a EY A EY é líder global em serviços de Auditoria, Impostos, Transações Corporativas e Consultoria. Nossos insights e os serviços de qualidade que prestamos ajudam a criar confiança nos mercados de capitais e nas economias ao redor do mundo. Desenvolvemos líderes excepcionais que trabalham em equipe para cumprir nossos compromissos perante todas as partes interessadas. Com isso, desempenhamos papel fundamental na construção de um mundo de negócios melhor para nossas pessoas, nossos clientes e nossas comunidades. No Brasil, a EY é a mais completa empresa de Auditoria, Impostos, Transações Corporativas e Consultoria, com 5.000 profissionais que dão suporte e atendimento a mais de 3.400 clientes de pequeno, médio e grande portes. Em 2012, a EY Brasil tornou-se Apoiadora Oficial dos Jogos Olímpicos Rio 2016TM e fornecedora exclusiva de serviços de Consultoria para o Comitê Organizador. O alinhamento dos valores do Movimento Olímpico e da EY foi decisivo nessa iniciativa. EY refere-se à organização global e pode referir-se também a uma ou mais firmas-membro da Ernst & Young Global Limited (EYG), cada uma das quais é uma entidade legal independente. A Ernst & Young Global Limited, companhia privada constituída no Reino Unido e limitada por garantia, não presta serviços a clientes. Para mais informações sobre nossa organização, visite ey.com.br. © 2013 EYGM Limited. Todos os direitos reservados. Esta é uma publicação do Departamento de Marketing. A reprodução deste conteúdo, na totalidade ou em parte, é permitida desde que citada a fonte.
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