ELVIS MIRANDA NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
CONCEITOS BÁSICOS DE ARQUIVOLOGIA REVISÃO DE VÉSPERA
(FEPESE/CELESC/2016) Em arquivologia, qual termo é utilizado como referência para designar onde a informação é registrada? (A) Gráfico (B) Suporte (C) Mecânico (D) Sintomático (E) Dados e informações
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DOCUMENTO É toda informação registrada, independentemente do suporte utilizado.
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EXEMPLOS DE SUPORTES:
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(FEPESE/CELESC/2016) Em arquivologia, qual termo é utilizado como referência para designar onde a informação é registrada? (A) Gráfico (B) Suporte (C) Mecânico (D) Sintomático (E) Dados e informações
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(FEPESE/UFFS/2012) Os documentos de arquivo podem ser: (A) Registrados em qualquer suporte. (B) Registrados somente em suporte textual. (C) Registrados somente em suporte iconográfico. (D) Registrados somente em suporte audiovisual. (E) Não são registrados em suporte, pois o termo “suporte” é um acessório do arquivo.
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(FEPESE/UFFS/2012) Os documentos de arquivo podem ser: (A) Registrados em qualquer suporte. (B) Registrados somente em suporte textual. (C) Registrados somente em suporte iconográfico. (D) Registrados somente em suporte audiovisual. (E) Não são registrados em suporte, pois o termo “suporte” é um acessório do arquivo.
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CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
(FEPESE/CELESC/2016) Qual nome é dado aos documentos que têm suas informações em forma de imagem estática? (A) Poligráfico (B) Histograma (C) Cartográfico (D) Iconográfico (E) Pseudográfico
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Classificação quanto ao gênero: Escritos/Textuais Iconográficos Filmográficos/Audiovisuais Cartográficos Micrográficos Sonoros Informáticos
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(FEPESE/CELESC/2016) Qual nome é dado aos documentos que têm suas informações em forma de imagem estática? (A) Poligráfico (B) Histograma (C) Cartográfico (D) Iconográfico (E) Pseudográfico
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(FEPESE/MPE-SC/2014) São tipologias documentais: (A) ofícios. (B) e-mails. (C) telegramas. (D) memorandos. (E) decretos legislativos.
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ESPÉCIES: - Alvará - Certidão - Declaração - Boletim - Diploma - Contrato
- Ata
TIPOLOGIAS: - Alvará de construção - Certidão de casamento - Declaração de imposto de renda - Boletim escolar - Diploma de graduação - Contrato de prestação de serviços - Ata de reunião 15
(FEPESE/MPE-SC/2014) São tipologias documentais: (A) ofícios. (B) e-mails. (C) telegramas. (D) memorandos. (E) decretos legislativos.
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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
(FEPESE/CASAN/2011) Aos documentos aplicam-se critérios de avaliação para identificar seus valores primários e secundários. O valor primário pode ser: (A) Ativo, neutro e passivo. (B) Conceitual, real e virtual. (C) Palpável, palatável e olfativo. (D) Interessante, mediano e superado. (E) Administrativo, legal ou jurídico e fiscal.
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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Valor primário ou administrativo
Valor secundário ou histórico
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(FEPESE/CASAN/2011) Aos documentos aplicam-se critérios de avaliação para identificar seus valores primários e secundários. O valor primário pode ser: (A) Ativo, neutro e passivo. (B) Conceitual, real e virtual. (C) Palpável, palatável e olfativo. (D) Interessante, mediano e superado. (E) Administrativo, legal ou jurídico e fiscal.
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(FEPESE/CELESC/2016) Qual nome é dado ao arquivo que possui “em seu conjunto, documentos que são consultados de modo frequente”? (A) Fixo (B) Volátil (C) Corrente (D) Constante (E) Intermediário
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1ª IDADE: FASE CORRENTE Constituída por documentos mais novos; Documentos sujeitos a consultas frequentes; Documentos em tramitação (em curso ou em andamento); Deve se localizar junto aos setores ou em locais próximos e de fácil acesso.
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2ª IDADE: FASE INTERMEDIÁRIA: Documentos menos utilizados; Otimiza o espaço dos setores; Atende às solicitações das diversas áreas da instituição; Não há necessidade de ser instalado junto à instituição (questão de economia); Os documentos aguardam a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).
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3ª IDADE: FASE PERMANENTE Documentos de valor histórico; Seus documentos já possuíram valor administrativo anteriormente; Não elimina seus documentos; Deve disponibilizar seus documentos para consulta tanto pelo público interno quanto ao público externo e a consulta não depende de autorização da área acumuladora.
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(FEPESE/CELESC/2016) Qual nome é dado ao arquivo que possui “em seu conjunto, documentos que são consultados de modo frequente”? (A) Fixo (B) Volátil (C) Corrente (D) Constante (E) Intermediário
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(FEPESE/PREF. LAGES/2016) “Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração”. O texto acima define: (A) Arquivo corrente. (B) Censo de arquivos. (C) Arquivo permanente. (D) Documento impresso. (E) Documentação intermediária.
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(FEPESE/PREF. LAGES/2016) “Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração”. O texto acima define: (A) Arquivo corrente. (B) Censo de arquivos. (C) Arquivo permanente. (D) Documento impresso. (E) Documentação intermediária.
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(FEPESE/AL-SC/2010) O conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados é chamado de: (A) Arquivo de primeira idade. (B) Arquivo de segunda idade. (C) Arquivo intermediário (D) Arquivo permanente. (E) Arquivo de custódia.
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(FEPESE/AL-SC/2010) O conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados é chamado de: (A) Arquivo de primeira idade. (B) Arquivo de segunda idade. (C) Arquivo intermediário (D) Arquivo permanente. (E) Arquivo de custódia.
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(FEPESE/MPE-SC/2014) A avaliação de documentos define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade.
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AVALIAÇÃO DOCUMENTAL É a análise dos documentos da instituição, a fim de definir seus prazos de guarda e destinação final a partir de seus valores; É realizada por uma Comissão Permanente de Avaliação de documentos e resulta na Tabela de Temporalidade da instituição.
TABELA DE TEMPORALIDADE
(FEPESE/MPE-SC/2014) A avaliação de documentos define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade.
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(FEPESE/MPE-SC/2014) A avaliação de documentos arquivísticos públicos ocorrerá mediante aplicação da Tabela de Temporalidade de documentos, que apresenta os conjuntos documentais da instituição, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final.
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(FEPESE/MPE-SC/2014) A fim de acelerar o tratamento dos documentos não utilizados, as próprias unidades administrativas eliminam esse tipo de documentos, pois basta conhecimento do valor primário, não havendo, portanto, a necessidade de aplicação de normas que só burocratizam o processo.
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(FEPESE/MPE-SC/2014) No âmbito das instituições arquivísticas públicas, a transferência e o recolhimento de documentos são considerados, respectivamente, como: (A) entrada de documentos para guarda permanente em instituições arquivísticas públicas; passagem de documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermediário. (B) passagem de documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermediário; a entrada de documentos para guarda permanente em instituições arquivísticas públicas. (C) passagem dos documentos do arquivo intermediário para o permanente, visando preservar os documentos históricos; passagem dos documentos diretamente do arquivo corrente para o permanente. (D) organização dos documentos de arquivo intermediário visando a mudança de suporte da informação; inserção dos documentos em sistemas arquivísticos digitais para preservação dos documentos permanentes. (E) transferência de documentos arquivísticos públicos para outra esfera de atuação; recolhimento de documentos permanentes ao arquivo nacional.
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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Valor primário ou administrativo
Valor secundário ou histórico
Transferência
Recolhimento
Eliminação ou Descarte 37
(FEPESE/MPE-SC/2014) No âmbito das instituições arquivísticas públicas, a transferência e o recolhimento de documentos são considerados, respectivamente, como: (A) entrada de documentos para guarda permanente em instituições arquivísticas públicas; passagem de documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermediário. (B) passagem de documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermediário; a entrada de documentos para guarda permanente. (C) passagem dos documentos do arquivo intermediário para o permanente, visando preservar os documentos históricos; passagem dos documentos diretamente do arquivo corrente para o permanente. (D) organização dos documentos de arquivo intermediário visando a mudança de suporte da informação; inserção dos documentos em sistemas arquivísticos digitais para preservação dos documentos permanentes. (E) transferência de documentos arquivísticos públicos para outra esfera de atuação; recolhimento de documentos permanentes ao arquivo nacional.
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PROTOCOLO
(FEPESE/CELESC/2013) Os setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso são denominados: (A) Acervo. (B) Protocolo. (C) Almoxarifado. (D) Administração de Arquivo. (E) Unidade de arquivamento.
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ATIVIDADES DE PROTOCOLO Recebimento Registro Autuação Classificação Expedição / Distribuição Controle / Movimentação
(FEPESE/CELESC/2013) Os setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso são denominados: (A) Acervo. (B) Protocolo. (C) Almoxarifado. (D) Administração de Arquivo. (E) Unidade de arquivamento.
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(FEPESE/CELESC/2016) O procedimento de análise de um documento que busca identificar o assunto nele contido e sua classificação é uma atividade peculiar de qual departamento? (A) Protocolo (B) Marketing (C) Financeiro (D) Recursos humanos (E) Pesquisa e desenvolvimento
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ATIVIDADES DE PROTOCOLO Recebimento Registro Autuação Classificação Expedição / Distribuição Controle / Movimentação
(FEPESE/CELESC/2016) O procedimento de análise de um documento que busca identificar o assunto nele contido e sua classificação é uma atividade peculiar de qual departamento? (A) Protocolo (B) Marketing (C) Financeiro (D) Recursos humanos (E) Pesquisa e desenvolvimento
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(FEPESE/CAU-SC/2013) Em protocolo, assinale a alternativa que expressa corretamente o ato de enviar um documento ao destinatário que se encontra em outra instituição. (A) Recepção (B) Expedição (C) Distribuição (D) Classificação (E) Separação
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ATIVIDADES DE PROTOCOLO Recebimento Registro Autuação Classificação Expedição / Distribuição Controle / Movimentação
(FEPESE/CAU-SC/2013) Em protocolo, assinale a alternativa que expressa corretamente o ato de enviar um documento ao destinatário que se encontra em outra instituição. (A) Recepção (B) Expedição (C) Distribuição (D) Classificação (E) Separação
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(FEPESE/CASAN/2011) Que nome se dá ao órgão, setor ou departamento numa organização que é responsável pelo recebimento, registro, movimentação, controle, expedição e classificação de documentos de caráter corrente? (A) Garagem (B) Protocolo (C) Manutenção (D) Almoxarifado (E) Serviços gerais
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ATIVIDADES DE PROTOCOLO Recebimento Registro Autuação Classificação Expedição / Distribuição Controle / Movimentação
(FEPESE/CASAN/2011) Que nome se dá ao órgão, setor ou departamento numa organização que é responsável pelo recebimento, registro, movimentação, controle, expedição e classificação de documentos de caráter corrente? (A) Garagem (B) Protocolo (C) Manutenção (D) Almoxarifado (E) Serviços gerais
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PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
(FEPESE/CAU-SC/2013) Quanto à preservação e conservação de documentos, identifique com ( D ) os itens que expressam agentes danosos aos documentos e com ( N ) os itens que não são danosos aos documentos. ( ) Luminosidade ( ) Poluição atmosférica ( ) Insetos ( ) Micro-organismos ( ) Humanos Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo. (A) D – D – D – D – D (B) D – D – D – N – N (C) D – N – D – D – N (D) N – D – N – D – N (E) N – N – N – N – N
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(FEPESE/CAU-SC/2013) Quanto à preservação e conservação de documentos, identifique com ( D ) os itens que expressam agentes danosos aos documentos e com ( N ) os itens que não são danosos aos documentos. ( ) Luminosidade ( ) Poluição atmosférica ( ) Insetos ( ) Micro-organismos ( ) Humanos Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo. (A) D – D – D – D – D (B) D – D – D – N – N (C) D – N – D – D – N (D) N – D – N – D – N (E) N – N – N – N – N
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ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS
(FEPESE/CASAN/2011) Assinale a alternativa que conceitua o Método Geográfico de arquivamento: (A) É um sistema de recuperação onde a chave de recuperação é a procedência ou local. (B) É um sistema no qual sua pesquisa é realizada no local onde é mantido. (C) Consiste em um localizador virtual de documentos. (D) É um sistema onde o seu local de guarda segue a orientação semelhante ao sistema de CEP (código de endereçamento postal) utilizado pelos Correios. (E) É o sistema no qual o conceito primário é a guarda onde determinado documento foi gerado.
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MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO: Alfabético (por NOME); Geográfico (por LOCAL ou PROCEDÊNCIA); Numérico (por NÚMERO); Ideográfico (por TEMA ou ASSUNTO).
(FEPESE/CASAN/2011) Assinale a alternativa que conceitua o Método Geográfico de arquivamento: (A) É um sistema de recuperação onde a chave de recuperação é a procedência ou local. (B) É um sistema no qual sua pesquisa é realizada no local onde é mantido. (C) Consiste em um localizador virtual de documentos. (D) É um sistema onde o seu local de guarda segue a orientação semelhante ao sistema de CEP (código de endereçamento postal) utilizado pelos Correios. (E) É o sistema no qual o conceito primário é a guarda onde determinado documento foi gerado.
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(FEPESE/CELESC/2013) No método numérico simples, os documentos são arquivados por ordem cronológica.
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(FEPESE/CELESC/2013) O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
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ESCOLHA DO MÉTODO A SER ADOTADO: O responsável deve conhecer e considerar 2 aspectos:
A natureza dos documentos a serem arquivados; A estrutura e o funcionamento da instituição.
(FEPESE/CELESC/2013) O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
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