ciclo vital dos documentos

ÉLVIS MIRANDA ARQUIVOLOGIA

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Documentos informáticos, filmográficos e sonoros são modalidades de classificação quanto à natureza do assunto.

Classificação quanto ao gênero:  Escritos ou textuais  Iconográficos  Filmográficos  Cartográficos  Sonoros  Micrográficos  Informáticos

Classificação quanto à natureza do assunto:

 Sigilosos – documentos de acesso restrito e que, por isso, exigem cuidados especiais quanto à guarda e divulgação;  Ostensivos – documentos cuja divulgação não prejudica a administração.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Documentos informáticos, filmográficos e sonoros são modalidades de classificação quanto à natureza do assunto.

(CESPE-UNB/DPU/2016) O gênero iconográfico é aquele que reúne eletrônicos e digitais.

documental documentos

Classificação quanto ao gênero:  Escritos ou textuais  Iconográficos  Filmográficos  Cartográficos  Sonoros  Micrográficos  Informáticos

(CESPE-UNB/DPU/2016) O gênero iconográfico é aquele que reúne eletrônicos e digitais.

documental documentos

(CESPE-UNB/DPU/2016) Formulário é exemplo de tipo documental.

ESPÉCIES: - Alvará - Certidão - Declaração - Boletim - Diploma - Contrato - Ata

TIPO/TIPOLOGIAS: - Alvará de construção - Certidão de casamento - Declaração de imposto de renda - Boletim escolar - Diploma de graduação - Contrato de prestação de serviços - Ata de reunião

(CESPE-UNB/DPU/2016) Formulário é exemplo de tipo documental.

(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Todo documento que tenha esgotado seu valor primário pode ser eliminado.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Valor primário ou administrativo

Eliminação ou Descarte

Valor secundário ou histórico

(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Todo documento que tenha esgotado seu valor primário pode ser eliminado.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) O inventário, instrumento que descreve a documentação a ser descartada, auxilia a realização do processo de avaliação para reduzir a massa documental produzida, é utilizado para preservar apenas a documentação essencial e indispensável para a entidade produtora.

TABELA DE TEMPORALIDADE

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) O inventário, instrumento que descreve a documentação a ser descartada, auxilia a realização do processo de avaliação para reduzir a massa documental produzida, é utilizado para preservar apenas a documentação essencial e indispensável para a entidade produtora.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Na avaliação documental, os documentos fisicamente deteriorados devem ter redução do prazo de arquivamento.

TABELA DE TEMPORALIDADE

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Na avaliação documental, os documentos fisicamente deteriorados devem ter redução do prazo de arquivamento.

(CESPE-UNB/DPU/2016) O fato de o documento ter sua frequência ou possibilidade de uso diminuída é indicativo de que ele deverá ser recolhido ao arquivo corrente.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Valor primário ou administrativo

Eliminação ou Descarte

Valor secundário ou histórico

(CESPE-UNB/DPU/2016) O fato de o documento ter sua frequência ou possibilidade de uso diminuída é indicativo de que ele deverá ser recolhido ao arquivo corrente.

(CESPE-UNB/DPU/2016) Os arquivos permanentes têm restrição de acesso ao público em geral.

3ª IDADE: FASE PERMANENTE  Documentos de valor histórico;  Seus documentos já possuíram valor administrativo anteriormente;  Não elimina seus documentos;  Deve disponibilizar seus documentos para consulta tanto pelo público interno quanto ao público externo e a consulta não depende de autorização da área acumuladora.

(CESPE-UNB/DPU/2016) Os arquivos permanentes têm restrição de acesso ao público em geral.

(CESPE-UnB/ANVISA/2016) A aplicação da tabela de temporalidade resulta na definição do destino final dos documentos de arquivo, que pode ser a guarda corrente ou intermediária.

TABELA DE TEMPORALIDADE

(CESPE-UnB/ANVISA/2016) A aplicação da tabela de temporalidade resulta na definição do destino final dos documentos de arquivo, que pode ser a guarda corrente ou intermediária.

(CESPE-UNB/FUB/2016) Cabe ao servidor, quando encontrar um documento que não tem mais uso, a decisão de eliminá-lo para garantir espaço físico no setor de trabalho.

TABELA DE TEMPORALIDADE

(CESPE-UNB/FUB/2016) Cabe ao servidor, quando encontrar um documento que não tem mais uso, a decisão de eliminá-lo para garantir espaço físico no setor de trabalho.

(CESPE-UNB/FUB/2016) A operação de transferência dos documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário denomina-se recolhimento.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Valor primário ou administrativo

Eliminação ou Descarte

Valor secundário ou histórico

(CESPE-UNB/FUB/2016) A operação de transferência dos documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário denomina-se recolhimento.

(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) As atividades de protocolo se desenvolvem na fase do arquivo intermediário.

PROTOCOLO  É o controle da tramitação dos documentos, que permite prestar informações ao usuários em tempo real;  É uma atividade típica da fase corrente.

(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) As atividades de protocolo se desenvolvem na fase do arquivo intermediário.

(CESPE-UNB/ANVISA/2016) Os procedimentos de recebimento, registro, distribuição e movimentação de documento de arquivo são realizados, em regra, pelo setor de arquivamento intermediário.

(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Autuação, distribuição descarte são responsabilidades do protocolo.

e

ATIVIDADES DE PROTOCOLO  Recebimento  Registro  Autuação  Classificação  Expedição / Distribuição  Controle / Movimentação

(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Autuação, distribuição descarte são responsabilidades do protocolo.

e

(CESPE-UNB/DPU/2016) Expedição e microfilmagem de documentos são tarefas do protocolo.

ATIVIDADES DE PROTOCOLO  Recebimento  Registro  Autuação  Classificação  Expedição / Distribuição  Controle / Movimentação

(CESPE-UNB/DPU/2016) Expedição e microfilmagem de documentos são tarefas do protocolo.

(CESPE-UNB/DPU/2016) O registro de documentos é uma atividade de responsabilidade do arquivo permanente.

ATIVIDADES DE PROTOCOLO  Recebimento  Registro  Autuação  Classificação  Expedição / Distribuição  Controle / Movimentação

(CESPE-UNB/DPU/2016) O registro de documentos é uma atividade de responsabilidade do arquivo permanente.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Para zelar pela preservação das informações, a manutenção de arquivos digitais deve seguir as mesmas condições de arquivamento dos documentos em papel.

OBSERVAÇÕES NA CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS:  O arquivo deve criar ambientes separados e climatizados para cada tipo de suporte (material)

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Para zelar pela preservação das informações, a manutenção de arquivos digitais deve seguir as mesmas condições de arquivamento dos documentos em papel.

(Cespe-UnB/SEE-DF/2017) O material utilizado na confecção das caixas que acondicionam documentos de arquivo é irrelevante na preservação documental.

OBSERVAÇÕES NA CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS:  O material utilizado na confecção das embalagens destinadas à guarda dos documentos deve ser, preferencialmente, de pH neutro.

(Cespe-UnB/SEE-DF/2017) O material utilizado na confecção das caixas que acondicionam documentos de arquivo é irrelevante na preservação documental.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Recomenda-se que sejam deixados espaços vazios nas caixas onde os documentos estão armazenados, para evitar danos aos documentos quando de sua retirada das caixas.

OBSERVAÇÕES NA CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS:  Deve-se evitar espaços vazios nas caixas onde são armazenados documentos em papel, a fim de evitar que os mesmos se dobrem e amassem.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Recomenda-se que sejam deixados espaços vazios nas caixas onde os documentos estão armazenados, para evitar danos aos documentos quando de sua retirada das caixas.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Documento resultante do processo de digitalização deve ser considerado como documento original.

LEI 12.682/12 - DIGITALIZAÇÃO Art. 6º. Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Documento resultante do processo de digitalização deve ser considerado como documento original.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Em razão do aumento da massa documental acumulada pela SEE/DF, é permitida a digitalização de todos os seus documentos e a eliminação dos originais, principalmente aqueles considerados de valor permanente.

LEI 12.682/12 - DIGITALIZAÇÃO Art. 6º. Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Em razão do aumento da massa documental acumulada pela SEE/DF, é permitida a digitalização de todos os seus documentos e a eliminação dos originais, principalmente aqueles considerados de valor permanente.

(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Deve-se organizar a documentação arquivística nas fases intermediária e permanente, para evitar o tratamento de informação que pode ter sido descartada na fase corrente.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO:  Alfabético (por NOME);  Geográfico (por LOCAL ou PROCEDÊNCIA);  Numérico (por NÚMERO);  Ideográfico (por TEMA ou ASSUNTO).

(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Deve-se organizar a documentação arquivística nas fases intermediária e permanente, para evitar o tratamento de informação que pode ter sido descartada na fase corrente.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas de serviços públicos não são considerados arquivos públicos.

LEI 8.159/1991 Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

LEI 8.159/1991 Art. 7º ... § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas de serviços públicos não são considerados arquivos públicos.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) É facultada a divulgação, na Internet, de informações de interesse coletivo ou geral por órgãos e entidades públicas, caso estes disponham de outros meios ou instrumentos legítimos para divulgação desse tipo de informação.

LEI 12.527/2011 Art. 8º Art. 8o É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas.

LEI 12.527/2011 Art. 8º - § 2o Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos e entidades públicas deverão utilizar todos os meios e instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obrigatória a divulgação em sítios oficiais da rede mundial de computadores (internet).

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) É facultada a divulgação, na Internet, de informações de interesse coletivo ou geral por órgãos e entidades públicas, caso estes disponham de outros meios ou instrumentos legítimos para divulgação desse tipo de informação.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) A Lei nº 8.159/1991 estabelece categorias de sigilo para documentos.

LEI 12.527/2011 Art. 24 § 1o Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes: I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - secreta: 15 (quinze) anos; e III - reservada: 5 (cinco) anos.

(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) A Lei nº 8.159/1991 estabelece categorias de sigilo para documentos.