ÉLVIS MIRANDA ARQUIVOLOGIA
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Documentos informáticos, filmográficos e sonoros são modalidades de classificação quanto à natureza do assunto.
Classificação quanto ao gênero: Escritos ou textuais Iconográficos Filmográficos Cartográficos Sonoros Micrográficos Informáticos
Classificação quanto à natureza do assunto:
Sigilosos – documentos de acesso restrito e que, por isso, exigem cuidados especiais quanto à guarda e divulgação; Ostensivos – documentos cuja divulgação não prejudica a administração.
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Documentos informáticos, filmográficos e sonoros são modalidades de classificação quanto à natureza do assunto.
(CESPE-UNB/DPU/2016) O gênero iconográfico é aquele que reúne eletrônicos e digitais.
documental documentos
Classificação quanto ao gênero: Escritos ou textuais Iconográficos Filmográficos Cartográficos Sonoros Micrográficos Informáticos
(CESPE-UNB/DPU/2016) O gênero iconográfico é aquele que reúne eletrônicos e digitais.
documental documentos
(CESPE-UNB/DPU/2016) Formulário é exemplo de tipo documental.
ESPÉCIES: - Alvará - Certidão - Declaração - Boletim - Diploma - Contrato - Ata
TIPO/TIPOLOGIAS: - Alvará de construção - Certidão de casamento - Declaração de imposto de renda - Boletim escolar - Diploma de graduação - Contrato de prestação de serviços - Ata de reunião
(CESPE-UNB/DPU/2016) Formulário é exemplo de tipo documental.
(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Todo documento que tenha esgotado seu valor primário pode ser eliminado.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Valor primário ou administrativo
Eliminação ou Descarte
Valor secundário ou histórico
(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Todo documento que tenha esgotado seu valor primário pode ser eliminado.
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) O inventário, instrumento que descreve a documentação a ser descartada, auxilia a realização do processo de avaliação para reduzir a massa documental produzida, é utilizado para preservar apenas a documentação essencial e indispensável para a entidade produtora.
TABELA DE TEMPORALIDADE
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) O inventário, instrumento que descreve a documentação a ser descartada, auxilia a realização do processo de avaliação para reduzir a massa documental produzida, é utilizado para preservar apenas a documentação essencial e indispensável para a entidade produtora.
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Na avaliação documental, os documentos fisicamente deteriorados devem ter redução do prazo de arquivamento.
TABELA DE TEMPORALIDADE
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Na avaliação documental, os documentos fisicamente deteriorados devem ter redução do prazo de arquivamento.
(CESPE-UNB/DPU/2016) O fato de o documento ter sua frequência ou possibilidade de uso diminuída é indicativo de que ele deverá ser recolhido ao arquivo corrente.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Valor primário ou administrativo
Eliminação ou Descarte
Valor secundário ou histórico
(CESPE-UNB/DPU/2016) O fato de o documento ter sua frequência ou possibilidade de uso diminuída é indicativo de que ele deverá ser recolhido ao arquivo corrente.
(CESPE-UNB/DPU/2016) Os arquivos permanentes têm restrição de acesso ao público em geral.
3ª IDADE: FASE PERMANENTE Documentos de valor histórico; Seus documentos já possuíram valor administrativo anteriormente; Não elimina seus documentos; Deve disponibilizar seus documentos para consulta tanto pelo público interno quanto ao público externo e a consulta não depende de autorização da área acumuladora.
(CESPE-UNB/DPU/2016) Os arquivos permanentes têm restrição de acesso ao público em geral.
(CESPE-UnB/ANVISA/2016) A aplicação da tabela de temporalidade resulta na definição do destino final dos documentos de arquivo, que pode ser a guarda corrente ou intermediária.
TABELA DE TEMPORALIDADE
(CESPE-UnB/ANVISA/2016) A aplicação da tabela de temporalidade resulta na definição do destino final dos documentos de arquivo, que pode ser a guarda corrente ou intermediária.
(CESPE-UNB/FUB/2016) Cabe ao servidor, quando encontrar um documento que não tem mais uso, a decisão de eliminá-lo para garantir espaço físico no setor de trabalho.
TABELA DE TEMPORALIDADE
(CESPE-UNB/FUB/2016) Cabe ao servidor, quando encontrar um documento que não tem mais uso, a decisão de eliminá-lo para garantir espaço físico no setor de trabalho.
(CESPE-UNB/FUB/2016) A operação de transferência dos documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário denomina-se recolhimento.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Valor primário ou administrativo
Eliminação ou Descarte
Valor secundário ou histórico
(CESPE-UNB/FUB/2016) A operação de transferência dos documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário denomina-se recolhimento.
(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) As atividades de protocolo se desenvolvem na fase do arquivo intermediário.
PROTOCOLO É o controle da tramitação dos documentos, que permite prestar informações ao usuários em tempo real; É uma atividade típica da fase corrente.
(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) As atividades de protocolo se desenvolvem na fase do arquivo intermediário.
(CESPE-UNB/ANVISA/2016) Os procedimentos de recebimento, registro, distribuição e movimentação de documento de arquivo são realizados, em regra, pelo setor de arquivamento intermediário.
(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Autuação, distribuição descarte são responsabilidades do protocolo.
e
ATIVIDADES DE PROTOCOLO Recebimento Registro Autuação Classificação Expedição / Distribuição Controle / Movimentação
(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Autuação, distribuição descarte são responsabilidades do protocolo.
e
(CESPE-UNB/DPU/2016) Expedição e microfilmagem de documentos são tarefas do protocolo.
ATIVIDADES DE PROTOCOLO Recebimento Registro Autuação Classificação Expedição / Distribuição Controle / Movimentação
(CESPE-UNB/DPU/2016) Expedição e microfilmagem de documentos são tarefas do protocolo.
(CESPE-UNB/DPU/2016) O registro de documentos é uma atividade de responsabilidade do arquivo permanente.
ATIVIDADES DE PROTOCOLO Recebimento Registro Autuação Classificação Expedição / Distribuição Controle / Movimentação
(CESPE-UNB/DPU/2016) O registro de documentos é uma atividade de responsabilidade do arquivo permanente.
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Para zelar pela preservação das informações, a manutenção de arquivos digitais deve seguir as mesmas condições de arquivamento dos documentos em papel.
OBSERVAÇÕES NA CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS: O arquivo deve criar ambientes separados e climatizados para cada tipo de suporte (material)
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Para zelar pela preservação das informações, a manutenção de arquivos digitais deve seguir as mesmas condições de arquivamento dos documentos em papel.
(Cespe-UnB/SEE-DF/2017) O material utilizado na confecção das caixas que acondicionam documentos de arquivo é irrelevante na preservação documental.
OBSERVAÇÕES NA CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS: O material utilizado na confecção das embalagens destinadas à guarda dos documentos deve ser, preferencialmente, de pH neutro.
(Cespe-UnB/SEE-DF/2017) O material utilizado na confecção das caixas que acondicionam documentos de arquivo é irrelevante na preservação documental.
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Recomenda-se que sejam deixados espaços vazios nas caixas onde os documentos estão armazenados, para evitar danos aos documentos quando de sua retirada das caixas.
OBSERVAÇÕES NA CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS: Deve-se evitar espaços vazios nas caixas onde são armazenados documentos em papel, a fim de evitar que os mesmos se dobrem e amassem.
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Recomenda-se que sejam deixados espaços vazios nas caixas onde os documentos estão armazenados, para evitar danos aos documentos quando de sua retirada das caixas.
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Documento resultante do processo de digitalização deve ser considerado como documento original.
LEI 12.682/12 - DIGITALIZAÇÃO Art. 6º. Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente.
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Documento resultante do processo de digitalização deve ser considerado como documento original.
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Em razão do aumento da massa documental acumulada pela SEE/DF, é permitida a digitalização de todos os seus documentos e a eliminação dos originais, principalmente aqueles considerados de valor permanente.
LEI 12.682/12 - DIGITALIZAÇÃO Art. 6º. Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente.
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Em razão do aumento da massa documental acumulada pela SEE/DF, é permitida a digitalização de todos os seus documentos e a eliminação dos originais, principalmente aqueles considerados de valor permanente.
(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Deve-se organizar a documentação arquivística nas fases intermediária e permanente, para evitar o tratamento de informação que pode ter sido descartada na fase corrente.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO: Alfabético (por NOME); Geográfico (por LOCAL ou PROCEDÊNCIA); Numérico (por NÚMERO); Ideográfico (por TEMA ou ASSUNTO).
(CESPE-UnB/SEE-DF/2017) Deve-se organizar a documentação arquivística nas fases intermediária e permanente, para evitar o tratamento de informação que pode ter sido descartada na fase corrente.
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas de serviços públicos não são considerados arquivos públicos.
LEI 8.159/1991 Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
LEI 8.159/1991 Art. 7º ... § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) Os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas de serviços públicos não são considerados arquivos públicos.
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) É facultada a divulgação, na Internet, de informações de interesse coletivo ou geral por órgãos e entidades públicas, caso estes disponham de outros meios ou instrumentos legítimos para divulgação desse tipo de informação.
LEI 12.527/2011 Art. 8º Art. 8o É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas.
LEI 12.527/2011 Art. 8º - § 2o Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos e entidades públicas deverão utilizar todos os meios e instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obrigatória a divulgação em sítios oficiais da rede mundial de computadores (internet).
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) É facultada a divulgação, na Internet, de informações de interesse coletivo ou geral por órgãos e entidades públicas, caso estes disponham de outros meios ou instrumentos legítimos para divulgação desse tipo de informação.
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) A Lei nº 8.159/1991 estabelece categorias de sigilo para documentos.
LEI 12.527/2011 Art. 24 § 1o Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes: I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - secreta: 15 (quinze) anos; e III - reservada: 5 (cinco) anos.
(CESPE-UNB/SEE-DF/2017) A Lei nº 8.159/1991 estabelece categorias de sigilo para documentos.
