XIV Encontro Regional dos Estudantes de Biblioteconomia, Documentação, Ciência da Informação e Gestão da Informação Região Sul - Florianópolis - 28 de abril a 01 de maio de 2012

A informação jurídica e seus desdobramentos: a experiência de implantação de uma biblioteca especializada em um escritório de advocacia Tamara Couto Batista1 Hugo Avelar2

RESUMO Relata a experiência das atividades de implantação da biblioteca jurídica em um escritório de advocacia empresarial. Intenta estabelecer condições e procedimentos para utilização dos serviços, materiais e instalações, a fim de mapear e padronizar os

serviços

prestados

pela

Biblioteca,

componentes

da

metodologia

de

representação da informação e garantir o atendimento às demandas informacionais dos advogados e estagiários do escritório. Apresenta as etapas que constituíram o processo de organização da biblioteca, desde o seu diagnóstico até a forma como se deu a escolha do software utilizado, bem como as etapas realizadas no processo de catalogação, de gestão do acervo, do arranjo do sistema de informações documentais e no acesso às informações pelos usuários. Nesse sentido e com o objetivo de se tentar apresentar um esquema do processo de representação que ocorre nas etapas de produção, desenvolvimento, manutenção e recuperação de informações, considerou-se o conceito expositivo dos procedimentos desenvolvidos na construção dessa Biblioteca privada, especializada na área jurídica. Palavras-chave: Relato de experiência – Biblioteca Jurídica – Informação jurídica.

1. INTRODUÇÃO Uma biblioteca tem como função mais importante dar acesso a uma coleção de documentos. A organização e manutenção dessas coleções só se dão por meios de procedimentos técnicos da Biblioteconomia. (OLIVEIRA, 2005). Ao longo da 1

Graduanda em Biblioteconomia e Gestão da Informação pela Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG). Email: [email protected] 2 Graduado em Biblioteconomia pela Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG). E-mail: [email protected]

história, muitos foram os tipos de biblioteca que foram desenvolvidos de acordo com as necessidades de determinadas comunidades. No caso jurídico, foi imprescindível a atuação da biblioteca como meio de exercer os controles documentais da organização, oferecendo auxílio para a tomada de decisões administrativas e jurídicas. O bibliotecário ao longo deste percurso histórico teve que se adaptar aos mais variados tipos de bibliotecas em que iria atuar, de acordo com a instituição em que estava alocado. Dentre esses vários tipos de biblioteca localiza-se as bibliotecas especializadas, bibliotecas que possuem seu acervo voltado para determinado assunto e que segundo Campello (1982) apud Xavier (2006) exigem do bibliotecário a função de (...) formar e manter a coleção, colocando-a a serviço da instituição a qual pertence. A biblioteca especializada está diretamente ligada à adequação de seu acervo, bem como às possibilidades de acesso a acervos externos” (CAMPELLO apud XAVIER, 2006, p.38)

O escritório A3 atua há mais de 20 anos no mercado jurídico, tendo no Direito Empresarial o núcleo de sua atividade. Possui em torno de 50 colaboradores entre advogados, estagiários de direito e funcionários do setor administrativo, arquivo jurídico e biblioteca. Ao longo desses 20 anos de atuação, foi gerado um fluxo informacional significativo, sendo imprescindível uma biblioteca para atender as demandas informacionais de seus usuários e garantir êxito expressivo em suas prestações de serviços. As bibliotecas voltadas para o setor jurídico são consideradas um tipo de biblioteca

especializada.

Podem

ser

encontradas

nos

diversos

órgãos

governamentais, nas faculdades especializadas nas áreas do Direito e muitas se encontram em escritórios de advocacia, como a biblioteca jurídica objeto deste estudo. Gonçalves e Santos (2009) definem bem este tipo de biblioteca presente nos escritórios de advocacia, ao afirmarem que é um departamento de importância crescente dentro dos escritórios de advocacia, pois para estas empresas ela é um dos repositórios de conteúdo técnico doutrinário de cunho decisório (GONÇALVES; SANTOS, 2009, p.4).

3

O nome do escritório não pode ser revelado neste artigo por motivos de confidencialidade

E demonstram também as habilidades necessárias para o profissional que irá atuar nessa área: A gestão do conhecimento jurídico requer do profissional bibliotecário aptidão nas técnicas biblioteconômicas, bem como de vasta expertise nos assuntos que estão em volta do ambiente de atuação da empresa jurídica e que sobre ela incide influência. É importante que o bibliotecário detenha a competência e o Know-how que possibilite criar e estabelecer formas de gerar, armazenar, distribuir e utilizar o conhecimento, tornando sua utilização passível de agregar valor à tomada de decisão pelo usuário final. (GONÇALVES; SANTOS, 2009, p.4)

A necessidade de consultoria informacional se deu face ao propósito de implantar, desenvolver e manter uma unidade de informação adequada às necessidades de expansão e crescimento do escritório A, sendo possível assim exercer o controle documental, facilitando a recuperação da informação, bem como o controle patrimonial do acervo e garantir que os usuários tenham acesso ao acervo. Foi contratada uma empresa terceirizada para elaborar Projeto de Implantação da Biblioteca através de equipe formada por bibliotecário e auxiliares e experiência na área jurídica. Os autores deste relato atuaram como estagiários no projeto desde a sua elaboração. A empresa foi escolhida para implantação do Projeto por atender critérios pré-determinados como: possuir experiência na área jurídica com profissional formado em Biblioteconomia e equipe treinada e capacitada. Este trabalho tem por objetivo relatar os procedimentos desenvolvidos e fazer uma reflexão sobre o Projeto desenvolvido no escritório

2.DIAGNÓSTICO DA INSTITUIÇÃO O escritório possuía recursos informacionais subutilizados, uma vez que a falta de organização sistêmica se tornava um grande dificultador do processo de recuperação da informação. Os próprios advogados e estagiários de direito realizavam as aquisições e organização nas estantes, tentando seguir uma organização alfabética que se encontrava em desordem. A maioria do acervo estava centralizada em uma sala destinada à implantação da Biblioteca, porém existiam muitos itens dispersos pelas diversas estações de trabalho. Contém em torno de 2.000 (dois mil) itens entre livros e periódicos, conforme tabela abaixo:

Quadro 1: Inventário do Acervo Livros

Periódicos

Fascículos

Folhetos

Outros materiais

Correntes 961

Não- correntes

951

-

-

-

-

-

180 DVDs

Fonte: elaborado pelos autores.

3. ATIVIDADES REALIZADAS A Bibliotecária responsável inicialmente inventariou o acervo para obter maior conhecimento dos itens que seriam processados, além da quantidade dos livros, os periódicos foram ordenados em uma planilha para controle de assinaturas. O Projeto determinou o software de gerenciamento de bibliotecas, o sistema de classificação, as bases que seriam utilizadas para a catalogação colaborativa, o horário da equipe e o layout. Além disso, elaborou o perfil e cadastro dos usuários. Durante o período da implantação da Biblioteca, foram realizadas as atividades de: a) elaboração da Política de Desenvolvimento; b) seleção e instalação de software livre de gerenciamento de bibliotecas; c) tratamento técnico através de catalogação colaborativa e; d) auxílio aos usuários e realização de pesquisas bibliográficas.

3.1 POLÍTICA DE DESENVOLVIMENTO A política de desenvolvimento de uma biblioteca estabelece cada um dos passos necessários para o processo de seleção, aquisição, critérios e escolhas direcionados a atender os interesses e necessidades de seus usuários, facilitando sobremaneira o acesso, a recuperação e a disseminação da informação. Através de entrevistas com os colaboradores do escritório, análise da circulação de materiais e verba destinada à Biblioteca foi elaborado o Regulamento Interno da Biblioteca. Este documento estabeleceu condições e procedimentos para utilização dos serviços, materiais e instalações, de forma a garantir o perfeito funcionamento de suas atividades e a qualidade do atendimento aos usuários. No caso da Biblioteca em questão não há regras específicas para aquisição de livros e/ou renovação de assinatura de periódicos, uma vez que a Instituição possui verba indeterminada para compra de novos itens. Outro ponto relevante é que o empréstimo não possui data para devolução, o sistema é utilizado apenas para obter informações sobre a localização do material, se está disponível ou em

posse de algum usuário. Além disso, pelo fato de utilizar software monousuário, somente a responsável pela Biblioteca realiza consultas na base e realiza os empréstimos.

3.2 A ESCOLHA DO SOFTWARE A escolha do software é uma etapa importante da organização e manutenção de uma biblioteca. Ao selecionar um software, o bibliotecário deve ter em mente o tipo de usuário que pretende atender, o número de usuários que utilizarão o sistema, bem como a forma que o acesso ao sistema da biblioteca será feito, se online ou se in loco. É necessário que se tenha em mente também os custos para adoção do software de acordo com a instituição que o mesmo será implantado. O uso de software livre se torna importante alternativa quando se está atuando em bibliotecas de pequeno e médio porte ou sem grandes recursos para adquirir um “software pago”. O software livre pode ser compreendido como o sistema operacional em que se é permitido o uso, a cópia, a realização de modificações e a redistribuição do mesmo (SILVEIRA, 2004). Ao adquirir um software proprietário compra-se apenas a licença para utilização do mesmo. Não é permitido ao comprador fazer alterações para que o software adquirido passe a ter as características que irão lhe atender de forma eficiente e prática e são permitidas apenas algumas pequenas customizações que não alteram o código-fonte do mesmo. O software que não permite alterações no código-fonte “continua a ser propriedade da empresa que o vendeu. As pessoas que usam software proprietário na verdade são como locatárias de um imóvel que nunca será seu”. (SILVEIRA, 2004, p.12) A diferença entre o software livre e o software proprietário reside justamente nesta possibilidade que o primeiro fornece ao usuário de alteração no código-fonte e no desenvolvimento do mesmo conforme sua necessidade. Vale ressaltar aqui que um software para ser considerado livre deve assegurar as quatro liberdades (uso, cópia, modificação e redistribuição) ao seu usuário. O mesmo pode ou não ser gratuito, o que explicita que um software gratuito não é necessariamente um software livre, uma vez que pode não assegurar as quatro liberdades. Muitos são os softwares livres para a organização de acervos disponíveis. Pode-se citar como exemplo o GNUTECA, o BIBLIVRE, o Greenstone, o PHL,

dentre outros. Dado as necessidades de biblioteca analisada, optou-se pela utilização do software PHL na versão como monousuário4. A instalação do software foi feita pela empresa terceirizada que presta serviços de informática no escritório e a escolha de tal software se deu pelo fato de que a versão monousuário além de ser gratuita, atenderia perfeitamente as necessidades do acervo composto por mais de 900 obras e dos usuários da biblioteca jurídica do escritório em questão. Além disso, a escolha de um software livre permitiu que o mesmo pudesse ser configurado de acordo com as necessidades do cliente e facilitassem o acesso ao acervo.

3.3 CATALOGAÇÃO O processo de catalogação é uma etapa importante da implantação de uma biblioteca. Segundo Mey (1995) a catalogação é o estudo, preparação e organização de mensagens codificadas, com base em itens existentes ou passíveis de inclusão em um ou vários acervos, de forma a permitir interseção entre as mensagens contidas nos itens e as mensagens internas dos usuários.” (MEY, 1995, p.5)

Assim como na escolha do software, no processo de catalogação, também se deve levar em conta os aspectos sociais, culturais e de linguagem de seu corpo de usuários (MEY, 2009). É a catalogação que permitirá o usuário a localizar um item específico do acervo, escolher entre vários itens do mesmo exemplar, escolher entre vários itens semelhantes, bem como permitir que outras bibliotecas também localizem determinado item no seu acervo, (MEY, 1995) caso a biblioteca participe de determinada rede. Em uma biblioteca jurídica é fundamental que se direcione atenção especial para o processo de catalogação, haja vista a tamanha especificidade da área e dos variados assuntos que a mesma engloba. Para realizar-se a catalogação da biblioteca estudada e para que o processo não tivesse falhas, recorreu-se ao catálogo das bibliotecas de Direito da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG) e da Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais (PUC-MG) para conferência e adequação do catálogo criado. Assim, os responsáveis pela catalogação do acervo, pesquisavam as obras nos

4

Versão gratuita do software PHL disponibilizada pelo desenvolvedor do software, onde se tem livre acesso ao código-fonte, mas onde só se é permitido acesso inloco.

catálogos citados acima e conferiam se os mesmos se adequavam ou não ao uso na biblioteca jurídica. Adotou-se o sistema de Classificação Decimal de Dewey (CDD) para organizar os materiais na estante, sistema que também foi adotado pelas bibliotecas consultadas (PUC-MG e UFMG). Inicialmente foram processados os itens que estavam disponíveis nas estantes da Biblioteca. Num segundo momento a Bibliotecária recolhia os livros das salas dos advogados, realizava o tratamento, efetuava o empréstimo e devolvia para a sala do responsável. Cerca de 100 itens eram tratados por dia com o seguinte fluxo: a) pesquisas em bases cooperativas; b) classificação; c) preenchimento dos campos do PHL; d) tombo e e) preparo do iten para circulação – etiqueta, carimbo e número de registro.

3.4 SERVIÇO DE AUXÍLIO AOS USUÁRIOS E REALIZAÇÃO DE PESQUISAS BIBLIOGRÁFICAS Denominado setor de referência, o setor que auxilia o usuário em suas pesquisas numa unidade de informação deve passar confiança ao usuário em questão, além de estar atento a todos os itens que compõem o acervo. Conforme salientou Kenneth Whitaker, citado por Grogan, 1995. A finalidade do serviço de referência e informação é permitir que as informações fluam eficientemente entre as fontes de informação e quem precisa de informações. Sem que o bibliotecário aproxime a fonte do usuário, esse fluxo jamais existirá ou só existirá de forma ineficiente. (WHITAKER apud GROGAN, 1995, p.8)

Antes da instalação da biblioteca no escritório objeto deste estudo, os usuários na maioria das vezes se viam perdidos em meio ao acervo, gastando grande tempo para localizar um item nas estantes e muitas vezes não o encontrando. Durante o processo de instalação da biblioteca preocupou-se em dar treinamento adequado aos advogados e estagiários sobre o funcionamento do acervo e como utilizar o software para localizar um item no acervo, além de treinamento especial para o funcionário responsável pela biblioteca. Além disso, procurou-se treinar os usuários na utilização de bases de dados online pertinentes a área jurídica, para facilitar a pesquisa e o acesso aos de materiais de interesse disponíveis na Internet.

Vale ressaltar que houve preocupação por parte da equipe de trabalho que implantou a biblioteca em criar nos usuários a percepção do universo do acervo da biblioteca e das fontes de informação que os mesmos tinham a sua disposição, para que após o fim do trabalho, os mesmos pudessem buscar os itens no acervo de forma eficiente e encontrassem o material que desejavam.

4. CONSIDERAÇÕES FINAIS A necessidade informacional do mundo moderno faz com que a organização de acervos e de materiais por profissionais especializados em tal serviço se torne fundamentais nas empresas e nos mais diversos setores da economia. A informação hoje se tornou um diferencial no mundo corporativo e poder localizar e acessar essas informações de forma rápida e segura faz com que empresas se sobressaiam de seus concorrentes. A informação jurídica disponibilizada para seus usuários específicos devem ser precisas e coerentes e um ambiente destinado a fornecer essas informações (e onde as mesmas estão organizadas) possibilita avanços potencializados pelo profissional da informacional no que se refere ao acesso às informações contidas nos acervos jurídicos. Na implantação da biblioteca objeto deste estudo, essas mudanças

puderam

ser

notadas

e

notificadas

como

catalisadoras

dos

procedimentos jurídicos. Após o funcionamento do setor, a quantidade de material circulante no escritório aumentou; a procura por livros teve um acréscimo expressivo; as pesquisas estão sendo feitas com auxílio da responsável pela Biblioteca, o que facilita recuperação da informação relevante para a garantia de um trabalho preciso e competitivo. Os itens desaparecidos da Instituição passaram a não mais se tornar rotina e atender às necessidades do mercado advocatício passou a ter valor agregado de informações jurídicas que têm como marca as modificações constantes em suas várias instâncias. A biblioteca passa a ser reconhecida como uma unidade fundamental para o andamento funcional do escritório, contribuindo para o seu sucesso e desenvolvimento organizacional crescente. Neste panorama de exigências das complexidades de gestão informacional, a biblioteca se insere como ferramenta primordial e o profissional da informação essencial como gerenciador deste processo.

REFERÊNCIAS PHL - Personal Home Library. Disponível em Acesso em 28/02/2012 GONÇALVES, Marcos Rogério; SANTOS, Valéria Silva. A Biblioteca Jurídica como fonte de conhecimento decisório. In: CRB-8 Digital, São Paulo, v. 2, n. 2, p. 4-11, set. 2009. Disponível em: Acesso em: 01 mar. 2012 MEY, Eliane Serrão Alves. Introdução a catalogação. Brasilia: Briquet de Lemos. 1995. p. 5. OLIVEIRA, Marlene de (coord.). Ciência da informação e biblioteconomia: novos conteúdos e espaços de atuação. Belo Horizonte: Editora UFMG. 2005. 143p. SILVEIRA, Sergio Amadeu da. Software livre: a luta pela liberdade do conhecimento. Editora Fundação Perseu Abramo, 2004. XAVIER, Aline Regiane Klaumann. Planejamento estratégico em unidades de informação: uma pesquisa no centro de estudos. Dr. Sidnei Jorge Sandin. UDESC. TCC. Universidade do Estado de Santa Catarina: Florianópolis, 2006.74 f