Quer crescer mesmo na crise? Um guia incrível de como a Fatto Contabilidade inovou para crescer

Quer crescer mesmo na crise? Um guia incrível de como a Fatto Contabilidade inovou para crescer

Introdução Nós passamos a maior parte do tempo lamentando as dificuldades. Gerir uma empresa contábil e cuidar dos negócios dos clientes não são tarefas fáceis, mas se você, amigo contador, quer crescer e se destacar no universo da contabilidade é preciso focar em soluções e ter coragem para inovar. Foi assim que a Fatto Contabilidade aumentou o número de clientes e está se diferenciando das tradicionais empresas contábeis. A Fatto desenvolveu metodologias e ferramentas e adotou tecnologias para eliminar trabalhos manuais e ter mais agilidade, minimizar erros, cumprir prazos, aperfeiçoar processos e aumentar a eficiência. Tudo isso para poder focar em iniciativas que surpreendessem os clientes entregando um trabalho de qualidade e inovador. O caminho percorrido pela Fatto Contabilidade, dos empresários Fernanda Rocha e Luis Filipe Winther, para gerar valor aos seus clientes cruzou com o do Nibo na busca de soluções para otimizar os processos e fazer as mudanças desejadas. Sua história foi contada no webseminário “Quer crescer mesmo na crise? A Fatto Contabilidade vai te dizer como”, que transformamos em um guia para inspirá-lo na construção de uma nova trajetória para o seu escritório de contabilidade. Este guia mostra um passo a passo do que a Fatto Contabilidade fez para entregar aos seus clientes um balancete moderno e de fácil compreensão por parte do empresariado brasileiro. E também traz toda mentalidade estratégica deste caso de sucesso contábil.

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#1: O início de tudo Ainda trabalhando como gerente contábil, a empresária e contadora Fernanda Rocha percebeu que os “produtos” entregues pela contabilidade não geravam valor para o cliente. “O trabalho consistia em fazer os lançamentos contábeis, a conciliação e no final era montado um memorando de pendências e problemas identificados para fazer a contabilidade da empresa. O trabalho era enviar pendências para o cliente. A gente não gerava valor para o cliente, a gente gerava era trabalho para o cliente”, refletiu Fernanda. E aqui está um grande desafio: mostrar ao empresário a necessidade de manter a documentação organizada para ter uma contabilidade correta, se ele não compreende a importância disso. Assim, com o propósito de oferecer um serviço contábil diferente do praticado pela contabilidade tradicional, que só entrega guias e folhas de pagamentos, nasceu a Fatto Contabilidade. Uma empresa contábil aliada à gestão empresarial que consegue entregar um produto para ser utilizado como tomador de decisão.

Contabilidade sem chatice As pessoas, geralmente, associam contabilidade com algo chato e burocrático; a parte que ninguém quer entender. Por esta razão, a fundadora da Fatto Contabilidade tem como objetivo pessoal desassociar a palavra contabilidade da palavra chatice e adotou para a empresa o mantra: “Contabilidade sem chatice” (#contabilidadesemchatice). A ideia é provar que a contabilidade é uma incrível ferramenta de tomada de decisão e que o empresário deve utilizá-la para ter informações relevantes para gerir o seu negócio.

#contabilidadesemchatice

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#2: A comunicação para se fazer presente Uma fala muito comum no mundo dos negócios, principalmente nos escritórios de contabilidade, é: “Ah! O meu cliente não me valoriza. Se ele tiver que deixar de pagar alguém, o primeiro a deixar de pagar é o contador e por isso minha inadimplência sobe”. Entenda contador! O cliente só vai te valorizar se você mostrar o seu valor. Se o cliente não valoriza seus serviços contábeis é porque ele não enxerga isso. Na época de entregar as declarações, por exemplo, a contabilidade corre atrás de fazer tudo correto e deixar tudo em dia, mas o cliente não está sabendo o que é feito. Por isso, é importante comunicar o que você faz. E mais do que isso também: entregar valor para ele. Na Fatto Contabilidade, quando a equipe termina de entregar a Escrituração Contábil Fiscal (ECF), por exemplo, um comunicado é enviado para os clientes informando: “Parabéns! sua ECF foi entregue”. Isso é uma forma de mostrar que o trabalho está sendo feito e que a obrigação do cliente foi cumprida. Outra ação para construir um bom relacionamento é enviar conteúdos relevantes, não apenas com informações técnicas ou sobre legislações, mas algo de interesse do empresário para apoiá-lo na administração do seu negócio. Toda semana a Fatto envia para os clientes conteúdos pertinentes por e-mail. Lembrando: a comunicação realizada na Fatto é #contabilidadesemchatice. Portanto, os e-mails são redigidos com uma linguagem leve e descomplicada e possuem uma assinatura personalizada com a foto “sorridente” do remetente; a empresa também produz vídeos para comunicar de forma suave e se fazer entender cada vez mais. O intuito é humanizar a contabilidade, desassociando-a da imagem burocrática. Geralmente, quando o cliente entra em contato com o escritório de contabilidade é porque ele está com algum problema e isso é uma forma de amenizar a comunicação. O ser humano se identifica com outro ser humano!

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#3: Uma empresa contábil precisa de estratégias, metodologias e tecnologias A chegada do engenheiro e consultor empresarial Luis Filipe Winther na Fatto Contabilidade trouxe mais expertise para alcançar o objetivo de transformar a empresa contábil em uma ferramenta de gestão. A Fatto traçou o seguinte cenário: as empresas dentro da Matrix e as que estão fora da Matrix. E que empresas são essas? As empresas que estão na Matrix são aquelas tradicionais que quando procuram uma contabilidade estão em busca de um prestador de serviço contábil que fique com a parte burocrática, calcule a folha de pagamento e os impostos corretamente e repasse o conhecimento tributário e trabalhista. Já as empresas fora da Matrix, que surgiram ao longo dos últimos anos, são aquelas que, além de tudo isso, buscam também o apoio gerencial para saber o que fazer com os números da empresa. Estas empresas estão enxergando que a contabilidade tem poder para acompanhar e dar um apoio gerencial ao empresário nesse processo de tomada de decisão. E mesmo as empresas que ainda estão na Matrix, quando percebem que a contabilidade como uma ferramenta de suporte gerencial, elas tendem a migrar para fora da Matrix e exigir isso da sua contabilidade.

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Mas como permitir que a contabilidade gere valor para seus clientes? Foi com essa pergunta em mente que a Fatto Contabilidade desenvolveu um trabalho consciente de que a melhor forma de conquistar os clientes é através da geração de valor para ele. Apesar de existir um trabalho de comunicação, marketing de conteúdo, campanhas no Facebook e outras infinitas formas de conseguir clientes, no final é preciso entregar algo que seja realmente bom e que o cliente olhe, goste e indique. “A melhor forma de conseguir clientes é através da indicação, do boca a boca. A empresa contábil prestando um bom serviço para o cliente e desta forma ele se torna um formador de opinião positivo”, afirma Fernanda Rocha. Certamente, você, contador, perde muito tempo com o manuseio de papéis e trabalhando para o Governo. A Fatto Contabilidade percebeu então a necessidade de ter uma metodologia aliada à várias tecnologias para otimizar os processos e poder ir além do cumprimento de obrigações. Assim, criou o Programa de Produtividade Contábil, composto por três pilares: Atraso Zero, Erro Zero e Integração Total.

Programa de Produtividade Contábil Atraso Zero: Entregar a contabilidade em dia Erro Zero: Jamais ter erro Integração Total: Totalmente integrada com o financeiro do cliente e com a meta de não lançar mais documentos manualmente, só através da importação

O processo normal para a emissão do balancete é receber, lançar, conciliar e entregar. Ao perceber que o produto principal da contabilidade, o balancete, não estava gerando valor para o seu cliente, a Fatto aperfeiçoou seu trabalho, otimizou os processos internos, passou a utilizar ferramentas para melhorar a produção interna, para que pudesse focar na entrega. E como isso foi feito? 6

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O Nibo Para receber e lançar, a Fatto Contabilidade recebe as informações direto do módulo de Gestão Financeira do Nibo utilizado pelos seus clientes. Já para os clientes que não usam a ferramenta de Gestão Financeira, a Fatto utiliza o módulo Importador Universal, também do Nibo, que recebe a movimentação financeira do cliente - use ele outro software de gestão financeira, qualquer ERP ou Excel - e os dados são integrados para o sistema contábil utilizado pela Fatto.

Controle de Caixa

Com o Importador Universal, tudo que vem do financeiro do cliente de uma empresa contábil consegue ir diretamente para o software contábil sem necessidade de redigitação. Isso gera um ganho de produtividade gigantesca e reduz muito o número de erro. Hoje, todos os clientes da Fatto ou usam a gestão financeira do Nibo ou enviam uma planilha financeira para lançar as informações integrando o Importador Universal com o sistema contábil. O objetivo da Fatto Contabilidade foi eliminar 100% o lançamento manual dos documentos contábeis, e estas tecnologias estão permitindo a Fatto obter o Atraso Zero, Erro Zero e a Integração Total.

Importador Universal

“O Nibo definitivamente permitiu que fizéssemos algumas adaptações muito boas nos nossos processos internos e isso fez com que a gente desenvolvesse algumas ferramentas”, afirma Fernanda.

Conciliação Automática

Gestão Financeira

Fazer a conciliação manualmente de uma empresa com inúmeros clientes e fornecedores é muito difícil, por ser um processo demorado e passível de erros. A Fatto criou uma planilha programada para conciliar automaticamente fornecedores e clientes e assim executar este trabalho com Atraso Zero e Erro Zero. O processo ficou otimizado e a Fatto pôde focar na entrega para melhorar o produto.

Controle de Clientes Geral O Controle de Clientes Geral, desenvolvido pela Fatto Contabilidade, é um painel para enxergar toda a realidade dos clientes. Com a ferramenta, é possível verificar se houve 7

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alguma oscilação na contabilidade das empresas. Quando é identificado um comportamento diferente do habitual, como, por exemplo, a queda no faturamento de um mês para o outro, o controle gera um alerta e a Fatto pode antecipar e analisar a situação ou identificar possíveis erros.

Metodologia kanban com Trello O trello é uma ferramenta gratuita para gerenciar projetos, estruturar processos e organizar rotinas. Hoje, a Fatto Contabilidade organiza as metas do mês, acompanha todo processo contábil (receber, lançar, conciliar e entregar) e de legalização dentro desta tecnologia, com a metodologia Kanban. O Trello permite, através de um único painel, ver o status do cliente e isso contribui para estar dentro do Atraso Zero. Clicando aqui você pode entender mais sobre o Trello. O painel contábil é acessado por toda equipe, cada colaborador tem a sua tarefa e pode filtrar por atividade. A Fatto utiliza também a metodologia Scrum para visualizar a evolução do trabalho e se a equipe está dentro da meta ou não.

Painel de Status Contábil Inspirada em uma planilha de Excel desenvolvida pelo Nibo, a Fatto Contabilidade criou o Painel de Status Contábil adaptando a planilha a sua realidade. O painel traz três sinais: a cor vermelha para atrasado, a verde para indicar em dia e a cor preta que informa a meta do mês. Então, é possível ver como a situação do contábil está com uma única olhada e também evitar o Erro Zero.

Saiba mais Entre os principais pontos do Scrum estão: • Planejamento semanal: são pequenas entregas que em complemento, finalizam um projeto maior; • Reuniões diárias e semanais: servem para realizar interações e montar o processo de forma consistente; • Empoderamento do time: aumenta a velocidade de circulação de informação. Com esse ponto funcional, é possível evoluir mais rápido com as atividades que devem ser desempenhadas; • Montagem de times interdisciplinares e pequenos: é necessário para não atribular a rotina do gestor, que não é capaz de atender ao time todo de uma vez sem perder eficiência, além de não depender de membros do time em especifico. Fonte: http:// outboundmarketing.com.br/ scrum-e-kanban/

Atraso Zero

Erro Zero

Integração Total

Conciliação Automática

Conciliação Automática

Importador Universal

Painel de Status Contábil

Controle de Clientes Geral

Kanban (Trello)

Relatório de Conferência

Integração Total

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#5: Gerando valor e crescendo na crise A partir de tudo que foi desenvolvido com o Programa de Produtividade Contábil e as ferramentas aplicadas para poder aprimorar os processos, a Fatto Contabilidde inovou no produto entregue para o cliente criando o Fatto Dashboard. O Fatto Dashboard é o aperfeiçoamento do balancete de modo mais amigável e inteligente para o empresário compreender melhor as informações. É um sistema que processa os dados do balancete com cores e design e apresenta em forma de gráficos e indicadores. O cliente pode acessar a qualquer momento, bastando estar conectado à internet, inclusive pelo celular, através de um login próprio.

O Fatto Dashboard é composto por dois Dashboards (painéis): o de Acompanhamento e o de Controladoria. O Dashboard de Acompanhamento traz indicadores relativos aos resultados econômicos, carga tributária e folha de pagamento. Já o Dashboard de Controladoria é um pouco mais avançado e traz definições que, normalmente, o empresário desconhece. 9

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Então, é mais uma oportunidade de agregar valor ao serviço da contabilidade. O painel apresenta indicadores para a visão do gerente (Ebtida) e do acionista (EVA), o valor de liquidação, os prazos médios, a gestão de tesouraria e outros índices. A partir disso, a Fatto passou a entregar mais resultado para o empresário. O cliente passa a ouvir melhor as informações da contabilidade, pois tem acesso a elas de forma mais estratégica para o seu negócio. Através de um painel o cliente consegue ver claramente como o Governo e o fisco enxergam sua empresa porque antes isso ele não sabia. Ou seja, como a empresa está sendo transmitida e todas as declarações que a contabilidade envia. No entanto, o interessante é observar que tudo está interligado: se a contabilidade não está em dia, o Fatto Dashboard não terá valor. Não adianta apresentar ao cliente números de anos atrás, pois a realidade será outra. Daí percebe-se a importância de uma metodologia, como a do “Atraso Zero, Erro Zero e Integração Total” e as tecnologias e ferramentas usadas para ganhar produtividade na rotina diária e no cumprimento das obrigações e, no final, conseguir entregar valor ao seu cliente de uma forma mais eficiente. “A gente só conseguiu chegar no Fatto Dashboard porque o Nibo apareceu na nossa vida. A gente ganhou essa produtividade porque a gente gastava muito tempo lançando na mão ou então pedindo para o cliente, gastando com motoboy para ir buscar a documentação com o cliente, agora está tudo automatizado pelo Nibo. Então, a gente conseguiu ter tempo para poder gerar mais valor para o cliente e a consequência disso é o cliente mais satisfeito, mais indicações, mais retenção e maior crescimento”, afirma Winther. Em resumo, o Fatto Dashboard tem quatro características importantes: • • • •

Ferramenta acessível, Análise precisa, Resultados em ascensão Dados confiáveis.

A Fatto Contabilidade não cobra a mais do cliente pelo produto. Ele é gratuito, pois o objetivo é entregar mais valor.

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“Nós podemos ajudar nossos clientes a melhorar os resultados por meio de consultoria e dos dados sempre confiáveis através dessa integração com o Nibo e do lançamento da contabilidade. E esses quatro pontos são muito importantes porque a Fatto agora, através do Fatto Dashboard, sai de uma contabilidade tradicional e navega no oceano azul para poder entregar mais para o cliente sem cobrar mais dele”, destaca Luis Winther. As condições para o cliente ter o Fatto Dashboard são usar o Gerenciador Financeiro do Nibo ou entregar uma planilha, que com o Importador Universal do Nibo é feita a importação dos dados para o software contábil usado na Fatto Contabilidade.

Mais valor, mais clientes A Fatto Contabilidade foi fundada em 2012 com apenas um cliente, até o início de 2015 estava com 35 clientes. Hoje, são mais de 90 empresas, um crescimento de 157%. O Fatto Dashboard estreou no ano passado e desde então a empresa obteve esse crescimento. No final de 2013, a Fatto trabalhou o Marketing de Conteúdo produzindo e-books para captar leads (potenciais clientes), mas não teve um resultado muito satisfatório. Até que perceberam que estavam dando muita ênfase para o marketing e deixando de focar no produto e na qualidade do serviço. A partir do momento que passaram a focar na qualidade, a quantidade de clientes aumentou, e muitos chegam por indicação. As empresas contábeis, certamente, têm dificuldades em períodos de crise. Quando os clientes costumam rever seus compromissos, eles geralmente deixam por último o pagamento do escritório de contabilidade. Na Fatto isso não é diferente. O processo de cobrança da Fatto começa de uma forma mais tranquila, dialogando com os empresários. “O que acontece é que com a crise a gente teve clientes com uma queda muito brusca no faturamento, então eles pedem redução de honorários e nesse momento a gente tem que ter esse poder de negociação. Também não adianta a gente ser irredutível e não querer conceder essa redução, mesmo que seja temporária, porque acaba que no final das contas ele pode ir embora por questão de preço”, explica Fernanda. 11

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Contudo, uma importante lição da Fatto Contabilidade já dita anteriormente é a de se fazer presente e estar próxima do seu cliente, e isso tem feito com que a inadimplência diminua cada vez mais. Outra iniciativa de sucesso da Fatto Contabilidade, com foco na aproximação e construção de um relacionamento com seus clientes, foi a realização, no ano passado, do I Encontro Empresarial Fatto. Um evento para 100 convidados que contou com palestras, prêmios, entretenimento, poesia e até realidade virtal. Na ocasião, foi apresentado o Fatto Dashboard e feita uma premiação para os clientes em diversas categorias, como empresa organizada; empresa transformada; empresa amiga; e empresa master. Apesar dos desafios impostos por um período de crise e da dificuldade que o contador tem em conseguir um tempo para visitar os seus clientes, ações como esta são uma prova que você pode sentar e reclamar da crise ou você pode ser criativo, botar a mão na massa e fazer acontecer.

Equipe em harmonia com os propósitos e valores O alinhamento com toda equipe de uma empresa é parte fundamental para o sucesso de qualquer trabalho. Este guia, assim como o webseminário, mostrou as estratégias, metodologias e ferramentas, mas uma equipe alinhada e integrada, entendendo o propósito é também parte parte fundamental para todo esse processo funcionar. Na Fatto Contabilidade foram feitas diversas reuniões para explicar qual era o objetivo e quais as metas de cada medida a ser tomada. “Nossa equipe hoje entende o nosso propósito, sabe onde a gente quer chegar, todo mundo compra a briga e luta com a gente”, afirma Winther.

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SOBRE O NIBO Uma empresa jovem, inovadora e dedicada, o Nibo foi fundado em 2012 por empresários cariocas que sentiram a necessidade de um software simples, porém robusto, para simplificar a vida nos escritórios brasileiros. A missão do Nibo é resgatar o papel e o valor do contador no Brasil. O Nibo desenvolve ferramentas que agilizam, simplificam e geram produtividade nas empresas contábeis e integram a movimentação financeira de qualquer sistema ou planilha direto para um software contábil em minutos.

SOBRE A FATTO CONTABILIDADE Fundada em 2012, a Fatto Contabilidade é uma empresa focada na gestão contábil e jurídica de alta qualidade, personalizada de acordo com as necessidades de cada cliente. A Fatto realiza todo o acompanhamento tributário, financeiro e legal da empresa, de forma a deixá-la tranquila e segura com relação aos assuntos fiscais. O objetivo é proporcionar maior lucratividade e produtividade aos nossos clientes. Também presta consultoria voltada para a melhoria da saúde financeira da empresa e propõe soluções contábeis que auxiliam na tomada de decisão com foco no crescimento sustentável do negócio.

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Nós aqui do Nibo temos uma missão sublime que é a de resgatar o valor do contador no Brasil.

Você tem clientes pequenos que não usam e não querem usar nenhum sistema?

Você ainda digita o movimento financeiro de clientes que possuem um ERP ou programa financeiro?

Seus clientes precisam de um software de gestão financeira simples, econômico e fácil de usar?

Controle de Caixa

Importador Universal

Gestão Financeira

Para conhecer o Nibo melhor, agende uma demonstração conosco clicando aqui. Para maiores informações entre em contato pelo [email protected] Um grande abraço e sucesso! Equipe Nibo

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