Gestão Ágil de Riscos O quadro de riscos e impedimentos é uma ferramenta de gestão visual muito simples de ser utilizada e vai te ajudar a manter um radar de pontos de atenção, com foco na resolução de problemas. Permite também a sincronia de diversos projetos ou áreas na produção de um resultado em comum. É uma ótima ferramenta para ser usada no SoS (Scrum of Scrums), por exemplo. Para entender melhor essa ferramenta, antes de mais nada, visualize as colunas Negócio e Tecnologia bem como as linhas Planejamento e Execução. Nesses quadrantes, colam-se cartões post its que simbolizam um risco ou uma oportunidade que pode acontecer ao longo do tempo. No espaço vermelho, por exemplo, são demandas que podem acontecer em até uma sprint ou 15 dias - conforme sua definição. No espaço verde em até duas sprints ou 30 dias e fora dele mais do que duas sprints ou 30 dias. Bem
Probabilidade e impacto
Alta
Médio
Baixa
Oportunidade
1 Sprint 15 Dias
2 Sprints 30 Dias
+2 Sprints +30 Dias
simples né? Já as cores dos cartões, significam a probabilidade e o impacto que os riscos podem trazer ao projeto/ produto. O rosa é alta, laranja médio, verde baixa e o azul significa uma oportunidade que pode ser explorada.
Como visualizar os riscos? Passe uma linha horizontal no meio do cartão. Na parte superior, coloque o nome do cliente/projeto e o impacto que esse risco gera (atraso, retrabalho, custos, etc) com uma breve descrição do problema. Já na parte inferior, insira o plano de resposta. Lembre-se de que ele pode variar entre: O que significam as caixas Impedimentos e Resolvidos?
E vitar Você pode tomar qualquer ação, inclusive mudar o contrato, realocar pessoas, cancelar eventos e etc. É um pouco agressivo, mas em alguns casos é necessário. A ceitar Você está ciente e é algo que você só vai se preocupar quando acontecer. Nem precisa de um plano de resposta imediato. M itigar O mais comum. São ações preventivas para reduzir a probabilidade e o impacto. Se já for uma issue/impedimento (já aconteceu), apenas reduz o impacto. Com o tempo a cor do cartão deve mudar já que o resultado das ações diminui a probabilidade e os impactos. T ransferir Significa repassar para um terceiro a responsabilidade caso o risco se materialize. C ompartilhar Duas ou mais partes decidem juntas como atuarão sobre um problema, compartilhando a responsabilidade sobre os impactos.
Exemplo de como preencher
Coloque o nome para facilitar a identificação
Cliente/Projeto
Impacto
Nesse espaço você deve colocar as causas que impactaram o seu
Breve descrição do
projeto, como atraso, custo,
problema
pessoas, retrabalho, etc.
Breve descrição do Plano de resposta
M
Diariamente, coloque pontinhos
Circule a primeira letra das
de cores diferentes para sinalizar
ações para evitar o risco.
que você falou a respeito do
Ex: (E) para Evitar, (C) para
assunto.
Compartilhar, etc.
A caixa Impedimentos é para os riscos que realmente se materializaram. Já a Resolvidos foi criada para que todos os cartões estejam nela. É essencial que a equipe acompanhe e mova diariamente os cartões. O cenário ideal é que os riscos se resolvam antes mesmo de virarem impedimentos.
Como é feito o acompanhamento?
Em conversas diárias de até 15 minutos, é possível manter o alinhamento sobre a resolução dos problemas. O objetivo é que essa conversa seja o mais enxuta o possível, para que o foco seja direcionado apenas no que se gera mais valor. Veja uma sugestão de roteiro para execução: 1. Comece com a caixa Impedimentos. Um por um, as pessoas devem falar sobre a resolução dos problemas. Assim, o grupo poderá colaborar para tentar resolvê-lo. Para cada cartão comentado e não resolvido, marque um ponto. Dessa forma, todos saberão quantos dias se leva até resolver um problema. 2. Sobrando tempo, falem dos riscos no quadrado vermelho (até 1 sprint ou 15 dias), com o foco sempre no impacto e na resolução.
Pronto! Agora que você aprendeu as funcionalidades desse quadro, aproveite para aplicar hoje mesmo em seus projetos. Tenho a certeza de que será possível fazer um gerenciamento de riscos incrível daqui pra frente! Depois, me conta como foi e compartilhe com seus amigos que também podem precisar.
Veja mais em: medium.com/aisdigital
planejamento
negócio
quadro de riscos e impedimentos
execução
1 Sprint 15 Dias
2 Sprints 30 Dias
tecnologia
+2 Sprints +30 Dias
Médio
Baixa
resolvido
impedimentos
Alta
Oportunidade